På Fjordlandsskolen i Frederikssund Kommune bedrives der langsom ledelse. Det betyder, at medarbejderne inddrages i stort set alle beslutninger efter en fast skabelon.

Da skolen for nylig skulle finde to matematikvejledere, foregik processen ved, at alle medarbejdere blev spurgt. Fire meldte sig. De kom til samtale, hvorefter to blev valgt ud.

- På den måde havde vi en helt åben proces, hvilket gav en ro på skolen. Tidligere havde ledelsen bare sagt: Det er dem og dem, og så vidste medarbejderne ikke, hvorfor netop de var valgt ud, siger skoleleder Klaus Bertelsen. 

Medarbejdere følte sig overset

Fjordlandsskolen er sammen med en række andre skoler landet over med i et Fremfærd-projekt om øget medarbejderinddragelse. Projektet har til formål at finde ud af, hvad der fremmer en god samarbejdskultur, og hvordan man kan arbejde konkret med forskellige problemstillinger.  

På Fjordlandsskolen har man valgt at arbejde med at skabe overblik over alle skolens udviklingstiltag og lave en masterplan for, hvordan skolen laver gode inddragende beslutningsprocesser.

Skolen er på 3. år i gang med en sammenlægning af tre lokale skoler. Der er iværksat en række udviklingsinitiativer for at skabe fælles fodslag, men projekterne har været for løst koblet, og der har manglet overblik over indsatser og beslutningsprocesser.

- Tidligere var der en stemning af afmagt i forhold til at blive inddraget. Nu er der synlighed og kommunikation og en stemning af, at det rent faktisk nytter noget, og at vi bliver inddraget i processerne, siger Karen Thanning Andersen, der er arbejdsmiljørepræsentant og til daglig arbejder på skolens afdeling i Skibby.

Stort væghængt papir giver overblik

Kortlægningens af skolens strategiske indsatser er foregået på et stort væghængt papir med plads til at beskrive og udfolde indsatserne i forhold til bl.a. formål, tovholdere og sammenhæng til andre indsatser. Planen er, at papiret skal hænge i alle afdelinger. Det er vigtigt, at alle får adgang til det, og at det bliver fysisk synligt, siger Karen Thanning Andersen.

- Medarbejderne har sammenlignet vores projekter med æg og sagt: 'Vi har simpelthen så mange æg i luften. Hvis ikke vi får grebet de æg, så giver det et værre svineri.' Papiret gav en synlighed, og medarbejderne kunne ånde lettet op: og tænke: Der er styr på det. Samtidig gav overblikket en ny faglig stolthed, fordi vi kunne se, at det er fagfagligt - dét vi laver, siger hun.

For skoleleder Klaus Bertelsen giver overblikket ro i maven, fordi det viser, at alle indsatser bidrager til kerneopgaven. Undervejs blev det tydeligt, hvad der er sat i gang, hvem der er tovholder og hvad formålet er. Samtidig blev det dog også tydeligt, at projekterne er meget sårbare, fordi det kun var ledere, der var tovholdere på projekterne.

- Der skal også være medarbejdere, der har den funktion, både for at skabe engagement men også for at sikre, at tovholderfunktionen er fordelt på flere mennesker. Det har vi rettet op på nu, siger han.

Beslutningens rejse ind i organisationen

Den næste aktivitet i forløbet var at undersøge skolens beslutningsprocesser i forhold til, hvordan en beslutning "rejser ind i organisationen", og hvor i processen, man som medarbejder har mulighed for at gøre sin indflydelse gældende.

Her tog man udgangspunkt i implementeringen af IT-systemet AULA, som er en kommende skal-opgave for alle skoler. Med afsæt i Bo Vestergaards bog Fair Proces beskrev gruppen, bestående af ledelse og tillidsvalgte, beslutningsprocessens vej gennem de forskellige organisatoriske enheden og mødefora, som undervejs skal kvalificere beslutningen og forankre den organisatorisk.

- I en stor organisation som en skole kan der let opstå en distance mellem ledelse og medarbejdere. Derfor er det afgørende at være med under hele processen, så der ikke opstår en følelse af, at der er en usynlig dagsorden, siger Karen Thanning Andersen.

Budgetstop giver mening

Der indgår tre elementer i en fair proces: 1. Involvering af medarbejdere i beslutningen. 2. Forklaring på hvorfor det er nødvendigt at træffe en beslutning og 3. En præcisering af forventninger til medarbejderne, når beslutningen er truffet.

På Fjordlandsskolen har tretrins-modellen bl.a. været brugt i forbindelse med fordeling af faglokaler og til at nedlægge et faglokale. Ledelsen mente, at det var en dårlig idé at nedlægge et faglokale.

- Men da forslaget kom fra medarbejderne, er det også dem, der tager ansvaret. Det er en af styrkerne i modellen, Klaus Bertelsen.

Før sommerferien blev fair proces-modellen også brugt, da skolens MED-udvalg skulle diskutere budgetstop. Ledelsen lagde et ark ud til alle medarbejdere og sagde: ”Det er vores forslag. Kan I se andre muligheder?” På baggrund af de indkomne forslag blev budgetstoppet vedtaget.

- Som en tillidsrepræsentant sagde: ”Pludselig kan det give mening som medarbejder at arbejde med noget så mærkeligt som et budgetstop,” siger Klaus Bertelsen.  

Fremtidens samarbejdskultur

Den næste store opgave handler om at kommunikere ud til alle i organisationen, hvad de strategiske hovedvejsspor er, og hvordan man fremover skal tage beslutninger.

- Fair proces skal blive en del af hele skolens dna og bruges alle steder, siger Klaus Bertelsen og fortæller, at alle kommunens MED-udvalg skal arbejde med fair proces eller anden medarbejderindflydelse i forhold til økonomi og budgetter.

Ifølge Karen Thanning Andersen kræver det stor energi fra både ledere og medarbejdere at skabe en god samarbejdskultur - og stor bevidsthed fra de medarbejdere, der sidder i udvalg og besluttende organer, i forhold til at kommunikere frem og tilbage i organisationen.

- Hurtige beslutninger giver ofte bagslag på den lange bane. Inddragende processer tager tid, men den tid og energi, vi bruger på at skabe en fair proces, er godt givet ud. Vi får løst kerneopgaven, fordi vi bliver mere tilfredse, siger hun.  

Fair proces giver bedre beslutninger

Ledelsen havde også planer om, som led i fag- og opgavefordelingen for dette skoleår, at give alle medarbejdere en opgave/rolle i ét af de strategiske udviklingsspor. 

- Så langt er vi ikke kommet, men der er medarbejdergrupper involveret i flere af hovedsporene bl.a. i arbejdet med inklusion og med at skabe en fælles vision for skolen og styrke fællesskabet på tværs af matrikler og afdelinger, siger Klaus Bertelsen.

Han er ikke i tvivl om, at de beslutninger, der tages efter en god og inddragende proces, bliver langt mere kvalificerede, end hvis de kun var taget af ledelsen. Det er Karen Thanning Andersen enig i.

- Det er medarbejderne, der ved, hvad der kan lade sig gøre. Derfor bliver viften af muligheder langt større. Men det kræver mod fra ledelsens side at gå ind i denne proces, hvor vi kan lykkes sammen men også fejle sammen, siger hun.  

Skolen har det seneste år oplevet tilgang af både medarbejdere og børn. Det skyldes ifølge Klaus Bertelsen bl.a., at skolen har fået et bedre arbejdsmiljø og ry for at være et sted, hvor medarbejdere inddrages.

Drømmescenariet er, at medarbejdere på sigt skal kunne tage endog store beslutninger helt uden ledelsens indblanding.

- Det kan være medarbejdere i indskolingen, der gerne vil prøve noget af i tre måneder. Så går de bare i gang og orienterer os om, at de er gået i gang. Vi er ikke der endnu, men det er mit håb, at vi kommer det en dag, siger han.