I fire kommuner har de skabt et helt særligt rum.

Et rum uden begrænsningen. Et rum, hvor medarbejdere og ledere kan tale frit om, hvad der frustrerer i hverdagen, hvordan de kan arbejde bedre sammen på tværs, bringe deres faglighed mere i spil. Kort sagt, hvordan de sammen kan gøre det endnu bedre for borgerne. 

Sådan et rum har de skabt i Køge, Sorø, Holbæk og Haderslev Kommune. Fire kommuner, der alle har eksperimentgeret med Samskabt styring på ældreområdet og haft processer på tværs af faggrupper, søjler og ledelseslag.

Og hvad har de lært? Hvad er fordele og ulemper, når man som kommune vil udvikle styring og fjerne bureaukrati og hverdagsbøvl sammen med medarbejderne?

Hvad sker der, når sosu-ansatte, sygeplejersker og folk fra visitationen bliver detektiver på de udfordringer, der spænder ben for, at de kan arbejde med kerneopgaven i centrum og få mere tid til borgerne?

Evaluering fra KL og FOA

I en evaluering, som KL og FOA i regi af Fremfærd har udarbejdet, konkluderer de kommunale parter, at Samskabt styring er en oplagt metode til at udvikle en ældrepleje med fokus på inddragelse, kvalitet og faglighed. Men der er også opmærksomhedspunkter, for Samskabt styring tager tid og skal især bruges på mere komplekse problemer. 

Evalueringen peger på en række læringspunkter her opsummeret i otte anbefalinger, der kan gøre det lettere for ledere, konsulenter, MED-udvalg og tillidsrepræsentanter i andre kommuner at vurdere, om Samskabt styring er noget for dem.  

1. Bøvl er et bedre begreb end styring

Som på ethvert andet område opleves der styringsudfordringer på ældreområdet, og Samskabt styring som begreb dækker over, at man sammen arbejder med disse udfordringer. Men lad være med at bruge ordet styring. Brug i stedet det gode jyske ord bøvl eller måske ligefrem ordet hverdagsbøvl eller det, der frustrerer i hverdagen.

- Begrebet styring er et ret abstrakt og måske også et fremmedgørende ord. Vi har lært, at bøvl er lettere at forholde sig til for medarbejdere og lokale ledere på ældreområdet fremfor fx uhensigtsmæssig styring, siger Jo Gadegaard, konsulent i FOA, der har arbejdet med Samskabt styringsprocessen i bl.a. Køge Kommune.

2. Bøvl er ikke en entydig størrelse

Bøvl er alt det, som gør hverdagen besværlig, føles unødvendigt og tager fokus fra den egentlige opgave. Bøvl kan være meget andet end blot målinger eller skriftlige afrapporteringer, der ikke giver mening.

Det kan være samarbejdet mellem to enheder eller mellem hjemmeplejen og de praktiserende læger, som bøvler. Det kan også være noget så komplekst som Nexus og Fællessprog 3, og hvordan forskellige personalegrupper bruger de digitale systemer. Det kan være overlap mellem vagtlag og antallet af medarbejdere, der kommer i en borgers hjem. 

- Erfaringerne med Samskabt styring i fire kommuner viser, at bøvl på ældreområdet ikke er en entydig størrelse, og at det, der bøvler i en kommune ikke nødvendigvis opleves som bøvl i en anden kommune. Her er metoden mest anvendelig på de problemer, som den enkelte kommuner oplever som komplekse, siger Sophie Leth-Møller, der er konsulent i KL og har fulgt processerne i de fire kommuner.

3. Noget bøvl er en myte

I metoden lægges der vægt på at undersøge det, der bøvler, og hvor det kommer fra – og læringen er, at undersøgelsen i sig selv tit leder til en opløsning af problemet. Måske viser det sig, at bøvlet mere var en myte, som havde fået lov at florere. Eller måske er den bøvlede procedure forældet og kan skrottes.

- Pointen er, at selve identifikationen af bøvlet er befriende. Så vil nogle problemer kræve en grundig fælles undersøgelse og ideudvikling, hvorimod andre kan løses enkelt og hurtigt fx ved at snakke om tingene eller skabe et bedre overblik i hverdagen, hvis det er det, der får tingene til at fungere, siger konsulent i FOA, Claus Cornelius, der har faciliteret forløbet i Holbæk Kommune.

4. Samskabt styring skaber handling

Det, der adskiller Samskabt styring fra andre strategi- og forandringsprocesser er, at ledere og medarbejdere går vejen sammen.

Samskabt styring bliver derved en måde at arbejde med konkrete og værdiskabende forandringer i fællesskab – fra idé til udførelse. Man oparbejder et fælles sprog og et fælles udgangspunkt for samarbejdet. Som medarbejder leverer man ikke bare input, som andre skal bruge. Man følger problemer og løsninger helt til dørs.

- Det betyder, at medarbejdere, ledere og HR-medarbejdere på ældreområdet oplever Samskabt styring som meget handlingsorienteret. Som en nyansat HR- og udviklingskonsulent sagde: "Det er meget mere konkret, end jeg havde regnet med", siger Sophie Leth-Møller, konsulent i KL.

5. Værdien ligger i metoden

I de fire kommuner, der har arbejdet med Samskabt styring, er der skabt konkrete resultater i form af løsninger på konkrete udfordringer. Det er forskelligt fra kommune til kommune, hvad udfordringerne er.

I én kommune bøvler samarbejdet om hjælpemidler mellem hjemmepleje og visitation, i en anden kommune halter kommunikationen mellem dag- og aftenvagter, i en tredje kommune er der behov for en kortlægning af medarbejdernes kompetencer, så kollegerne ved, hvor de kan få hjælp, hvis de står med en borger med komplekse behov.

Løsningerne skaber konkret værdi i de deltagende kommuner, men løsninger fundet i én kommune kan ikke nødvendigvis overføres til en anden kommuner. Derfor ligger værdien af Samskabt styring først og fremmest i metoden.

- Det er processen og tilgangen, der skaber værdi; i måden at blive inddraget på, i det rum, der skabes mellem ledere og medarbejdere. Samskabt styring reducerer magten i rummet, og det kræver mod fra ledelse og medarbejdere at skabe et fordomsfrit rum, siger Claus Cornelius fra FOA.

6. Inddragelse skaber en anerkendende kultur

En grundsten i Samskabt styring er den grundige inddragelse af medarbejderne. Metoden på ældreområdet giver ikke alene erfaringer med, hvordan udvalgte ledere og medarbejdere kan komme til at eje et problem sammen og finde løsninger, som er lette at implementere.

Den giver også erfaringer med, hvordan hele arbejdspladser reelt kan blive involveret i et udviklingsarbejde.

- I de fire kommuner har udvalgte medarbejdere og ledere deltaget i workshops, men vi har lagt stor vægt på inddragelsen af kollegerne imellem de enkelte trin i arbejdet med bøvl. Nogle steder har man brugt personalemøder til brainstorms på det, der bøvler. Andre steder har man hængt plakater op med opfordring til at skrive bøvlet ned. Det har især været en god løsning på døgnarbejdspladser, hvor det kan være svært at samle alle, siger Jo Gadegaard, konsulent i FOA.

Parterne understreger, at inddragelse giver en stor oplevelse af anerkendelse hos medarbejderne i de fire kommuner. Og det giver gode løsninger, som der er opbakning til blandt personalet.

- Samtidig har vi oplevet, at ledelsen oplever anerkendelse, når medarbejderne inddrages fra start i udviklingsprocessen. Ledere har oplevet, at det ikke er så risikofyldt at spørge medarbejderne til råds, også selvom man som leder ikke har svaret. Og at man kan mødes af medarbejdere, der også kan se problemet og ikke forlanger en hurtig løsning fra lederen, siger Sophie Leth-Møller fra KL.

7. Skab en 'light-model'

Samskabt styring kræver tid, ledelse og stram styring af processen. Det kan opleves som en barriere for at bruge Samskabt styring på ældreområdet, at det er tidskrævende. Workshopforløbet er et ”dybt stik” i organisationen, og det kræver en indsats at få metoden ind under huden.

Her kan det være hjælpsomt at tale om, at noget bøvl ikke kræver fem workshops og grundige undersøgelser for, at der kan findes en løsning.

- Det er ikke alle problemer, der skal løses på et langt forløb over seks måneder. I nogle tilfælde kan problemer løses enkelt og hurtigt. Problemets karakter afgør, hvilken proces man skal igennem, og hvor mange der skal inddrages, siger Claus Cornelius fra FOA.

I nogle af de deltagende kommuner arbejder man lige nu på at forankre processen i MED-systemet, så det bliver naturligt at snakke bøvl i MED-regi med jævne mellemrum.

- Det kan være en ’rundt-om-bordet-snak’ i det lokale MED-udvalg: Hvad er problemet? Og hvem tager lige og undersøger det. Det behøver ikke at tage mere end en halv time, siger Jo Gadegaard fra FOA.

8. Den lærende organisation

To specialestuderende, der har fulgt projektet i Sorø Kommune, konkluderer overordnet, at Samskabt styring er med til at opbygge en fælles forståelse for egen og andres faglighed og for kompleksiteten i styringsudfordringen.

Workshoparbejdet er med andre ord med at til at skabe et rum, hvor det er legitimt både for ledere og medarbejdere at fortælle om usikkerhed og manglen på tydelige løsninger.

- Dermed skabes fundamentet for den lærende organisation, hvor man sammen udvikler sig, undrer sig og deler viden og erfaringer. I sidste ende kommer det borgerne til gode, fordi mindre bøvl frigiver mere tid til kerneopgaven, siger Sophie Leth-Møller fra KL.