ældreområder

Fire kommuner fjerner hverdagsbøvl på ældreområdet: Det har vi lært

Fire kommuner har eksperimenteret med Samskabt styring på ældreområdet. Læs om deres erfaringer og om, hvordan dialog og inddragelse kan styrke muligheden for at udføre kerneopgaven.

Af Irene Aya Schou 09/07/2021
Fremfærd

I fire kommuner har de skabt et helt særligt rum.

Et rum uden begrænsningen. Et rum, hvor medarbejdere og ledere kan tale frit om, hvad der frustrerer i hverdagen, hvordan de kan arbejde bedre sammen på tværs, bringe deres faglighed mere i spil. Kort sagt, hvordan de sammen kan gøre det endnu bedre for borgerne. 

Sådan et rum har de skabt i Køge, Sorø, Holbæk og Haderslev Kommune. Fire kommuner, der alle har eksperimentgeret med Samskabt styring på ældreområdet og haft processer på tværs af faggrupper, søjler og ledelseslag.

Og hvad har de lært? Hvad er fordele og ulemper, når man som kommune vil udvikle styring og fjerne bureaukrati og hverdagsbøvl sammen med medarbejderne?

Hvad sker der, når sosu-ansatte, sygeplejersker og folk fra visitationen bliver detektiver på de udfordringer, der spænder ben for, at de kan arbejde med kerneopgaven i centrum og få mere tid til borgerne?

Evaluering fra KL og FOA

I en evaluering, som KL og FOA i regi af Fremfærd har udarbejdet, konkluderer de kommunale parter, at Samskabt styring er en oplagt metode til at udvikle en ældrepleje med fokus på inddragelse, kvalitet og faglighed. Men der er også opmærksomhedspunkter, for Samskabt styring tager tid og skal især bruges på mere komplekse problemer. 

Evalueringen peger på en række læringspunkter her opsummeret i otte anbefalinger, der kan gøre det lettere for ledere, konsulenter, MED-udvalg og tillidsrepræsentanter i andre kommuner at vurdere, om Samskabt styring er noget for dem.  

Kort om baggrunden:

De fire kommuner har med støtte fra Fremfærd eksperimenteret med Samskabt styring, der er en metode, hvor ledere og medarbejdere sammen finder udfordringerne og skaber løsningerne.

I Sorø Kommune har ledere og medarbejdere i fællesskab arbejdet med at skabe mening og sammenhæng i det fælles dokumentationssystem Nexus. 

I Køge Kommune har man styrket vidensdeling mellem vagtlag bl.a. dag- og aftenvagter i hjemmeplejen.

I Haderslev Kommune har visitation, hjælpemiddelafdeling og hjemmepleje arbejdet med at få hjælpemidler hurtigere ud til borgerne, mens man i Holbæk bl.a. har udviklet et kompetencekort på et plejecenter, der giver et overblik over, hvem man som kollega kan trække på, hvis man står med en kompleks borger.

1. Bøvl er et bedre begreb end styring

Som på ethvert andet område opleves der styringsudfordringer på ældreområdet, og Samskabt styring som begreb dækker over, at man sammen arbejder med disse udfordringer. Men lad være med at bruge ordet styring. Brug i stedet det gode jyske ord bøvl eller måske ligefrem ordet hverdagsbøvl eller det, der frustrerer i hverdagen.

- Begrebet styring er et ret abstrakt og måske også et fremmedgørende ord. Vi har lært, at bøvl er lettere at forholde sig til for medarbejdere og lokale ledere på ældreområdet fremfor fx uhensigtsmæssig styring, siger Jo Gadegaard, konsulent i FOA, der har arbejdet med Samskabt styringsprocessen i bl.a. Køge Kommune.

2. Bøvl er ikke en entydig størrelse

Bøvl er alt det, som gør hverdagen besværlig, føles unødvendigt og tager fokus fra den egentlige opgave. Bøvl kan være meget andet end blot målinger eller skriftlige afrapporteringer, der ikke giver mening.

Det kan være samarbejdet mellem to enheder eller mellem hjemmeplejen og de praktiserende læger, som bøvler. Det kan også være noget så komplekst som Nexus og Fællessprog 3, og hvordan forskellige personalegrupper bruger de digitale systemer. Det kan være overlap mellem vagtlag og antallet af medarbejdere, der kommer i en borgers hjem. 

- Erfaringerne med Samskabt styring i fire kommuner viser, at bøvl på ældreområdet ikke er en entydig størrelse, og at det, der bøvler i en kommune ikke nødvendigvis opleves som bøvl i en anden kommune. Her er metoden mest anvendelig på de problemer, som den enkelte kommuner oplever som komplekse, siger Sophie Leth-Møller, der er konsulent i KL og har fulgt processerne i de fire kommuner.

3. Noget bøvl er en myte

I metoden lægges der vægt på at undersøge det, der bøvler, og hvor det kommer fra – og læringen er, at undersøgelsen i sig selv tit leder til en opløsning af problemet. Måske viser det sig, at bøvlet mere var en myte, som havde fået lov at florere. Eller måske er den bøvlede procedure forældet og kan skrottes.

- Pointen er, at selve identifikationen af bøvlet er befriende. Så vil nogle problemer kræve en grundig fælles undersøgelse og ideudvikling, hvorimod andre kan løses enkelt og hurtigt fx ved at snakke om tingene eller skabe et bedre overblik i hverdagen, hvis det er det, der får tingene til at fungere, siger konsulent i FOA, Claus Cornelius, der har faciliteret forløbet i Holbæk Kommune.

4. Samskabt styring skaber handling

Det, der adskiller Samskabt styring fra andre strategi- og forandringsprocesser er, at ledere og medarbejdere går vejen sammen.

Samskabt styring bliver derved en måde at arbejde med konkrete og værdiskabende forandringer i fællesskab – fra idé til udførelse. Man oparbejder et fælles sprog og et fælles udgangspunkt for samarbejdet. Som medarbejder leverer man ikke bare input, som andre skal bruge. Man følger problemer og løsninger helt til dørs.

- Det betyder, at medarbejdere, ledere og HR-medarbejdere på ældreområdet oplever Samskabt styring som meget handlingsorienteret. Som en nyansat HR- og udviklingskonsulent sagde: "Det er meget mere konkret, end jeg havde regnet med", siger Sophie Leth-Møller, konsulent i KL.

5. Værdien ligger i metoden

I de fire kommuner, der har arbejdet med Samskabt styring, er der skabt konkrete resultater i form af løsninger på konkrete udfordringer. Det er forskelligt fra kommune til kommune, hvad udfordringerne er.

I én kommune bøvler samarbejdet om hjælpemidler mellem hjemmepleje og visitation, i en anden kommune halter kommunikationen mellem dag- og aftenvagter, i en tredje kommune er der behov for en kortlægning af medarbejdernes kompetencer, så kollegerne ved, hvor de kan få hjælp, hvis de står med en borger med komplekse behov.

Løsningerne skaber konkret værdi i de deltagende kommuner, men løsninger fundet i én kommune kan ikke nødvendigvis overføres til en anden kommuner. Derfor ligger værdien af Samskabt styring først og fremmest i metoden.

- Det er processen og tilgangen, der skaber værdi; i måden at blive inddraget på, i det rum, der skabes mellem ledere og medarbejdere. Samskabt styring reducerer magten i rummet, og det kræver mod fra ledelse og medarbejdere at skabe et fordomsfrit rum, siger Claus Cornelius fra FOA.

6. Inddragelse skaber en anerkendende kultur

En grundsten i Samskabt styring er den grundige inddragelse af medarbejderne. Metoden på ældreområdet giver ikke alene erfaringer med, hvordan udvalgte ledere og medarbejdere kan komme til at eje et problem sammen og finde løsninger, som er lette at implementere.

Den giver også erfaringer med, hvordan hele arbejdspladser reelt kan blive involveret i et udviklingsarbejde.

- I de fire kommuner har udvalgte medarbejdere og ledere deltaget i workshops, men vi har lagt stor vægt på inddragelsen af kollegerne imellem de enkelte trin i arbejdet med bøvl. Nogle steder har man brugt personalemøder til brainstorms på det, der bøvler. Andre steder har man hængt plakater op med opfordring til at skrive bøvlet ned. Det har især været en god løsning på døgnarbejdspladser, hvor det kan være svært at samle alle, siger Jo Gadegaard, konsulent i FOA.

Parterne understreger, at inddragelse giver en stor oplevelse af anerkendelse hos medarbejderne i de fire kommuner. Og det giver gode løsninger, som der er opbakning til blandt personalet.

- Samtidig har vi oplevet, at ledelsen oplever anerkendelse, når medarbejderne inddrages fra start i udviklingsprocessen. Ledere har oplevet, at det ikke er så risikofyldt at spørge medarbejderne til råds, også selvom man som leder ikke har svaret. Og at man kan mødes af medarbejdere, der også kan se problemet og ikke forlanger en hurtig løsning fra lederen, siger Sophie Leth-Møller fra KL.

7. Skab en 'light-model'

Samskabt styring kræver tid, ledelse og stram styring af processen. Det kan opleves som en barriere for at bruge Samskabt styring på ældreområdet, at det er tidskrævende. Workshopforløbet er et ”dybt stik” i organisationen, og det kræver en indsats at få metoden ind under huden.

Her kan det være hjælpsomt at tale om, at noget bøvl ikke kræver fem workshops og grundige undersøgelser for, at der kan findes en løsning.

- Det er ikke alle problemer, der skal løses på et langt forløb over seks måneder. I nogle tilfælde kan problemer løses enkelt og hurtigt. Problemets karakter afgør, hvilken proces man skal igennem, og hvor mange der skal inddrages, siger Claus Cornelius fra FOA.

I nogle af de deltagende kommuner arbejder man lige nu på at forankre processen i MED-systemet, så det bliver naturligt at snakke bøvl i MED-regi med jævne mellemrum.

- Det kan være en ’rundt-om-bordet-snak’ i det lokale MED-udvalg: Hvad er problemet? Og hvem tager lige og undersøger det. Det behøver ikke at tage mere end en halv time, siger Jo Gadegaard fra FOA.

8. Den lærende organisation

To specialestuderende, der har fulgt projektet i Sorø Kommune, konkluderer overordnet, at Samskabt styring er med til at opbygge en fælles forståelse for egen og andres faglighed og for kompleksiteten i styringsudfordringen.

Workshoparbejdet er med andre ord med at til at skabe et rum, hvor det er legitimt både for ledere og medarbejdere at fortælle om usikkerhed og manglen på tydelige løsninger.

- Dermed skabes fundamentet for den lærende organisation, hvor man sammen udvikler sig, undrer sig og deler viden og erfaringer. I sidste ende kommer det borgerne til gode, fordi mindre bøvl frigiver mere tid til kerneopgaven, siger Sophie Leth-Møller fra KL.

Udvalgte erfaringer fra de fire kommuner

1. Bedre plads til fagligheden og mere dedikerede medarbejdere

Medarbejderne mangler ofte anerkendelse, og den anerkendelse får de i Samskabt styring. Samtidig bringes deres faglige kompetencer og viden i spil.

Et eksempel på det er hentet i Holbæk Kommune, hvor man på plejecentret Stenhusbakken har arbejdet med at skabe overblik over medarbejdernes kompetencer i forhold til at håndtere borgere med komplekse behov.

Efter at have iværksat en spørgeskemaundersøgelse blandt kollegerne, udarbejdede sygehjælper Hanne Petersen sammen med ergoterapeut Tina Larsson et kompetencekort, der nu hænger i personalestuen, hvor det bruges som opslagsværk.

Kompetencekortet viser, hvem der kan hvad. Derved bringes alles kompetencer bedre i spil.

Se også Video: Plejecenter fik overblikket efter at have arbejdet med Samskabt styring

2. Bedre kvalitet for borgerne

I Køge Kommune har ledere og medarbejdere i hjemmeplejen styrket sammenhængen og kvaliteten i hjælpen til borgerne over hele døgnet gennem Samskabt styring.

Det er sket gennem en proces, der startede med identifikation og analyse af hverdagsbøvlet bl.a. gennem kollegainterviews med aftenvagter.

De efterlyste flere ressourcepersoner i aftenvagten, så de kunne få mere støtte og sparring til gavn for borgerne.

Problemet for aftenvagterne var, at når de mødte ind klokken 15 til en vagt, så de hælene af deres kolleger fra dagvagten, der havde fri klokken 15.

Det betød bl.a., at de aldrig kunne vidensdele med kostvejledere, forflytningsvejledere, arbejdsmiljørepræsentanter og andre videnspersoner, der alle var i dagvagten.

Efter at have identificeret en mulig løsning blev den afprøvet over to måneder i en hjemmeplejegruppe. Afprøvningen blev så vellykket, og andre hjemmeplejegrupper i kommunen nu står på spring for at kopiere løsningen.   

Læs også Medarbejdere i hjemmeplejen fandt og løste bøvlet: Nu deler vi viden på tværs af vagtlag

3. Vidensdeling på tværs af faggrupper

I Haderslev Kommune har processen med Samskabt styring forbedret samarbejdet mellem udfører og visitation og sikret, at hjælpemidler mod tryksår hurtigere kommer ud til borgerne.

Det startede som en lille gul post it på en væg til en workshop: "Det tager for lang tid at få et tryksårshjælpemiddel ud til borgeren", stod der på sedlen og endte med et samarbejde mellem visitation, sårsygeplejerske og en social- og sundhedsassistent fra hjemmeplejen om konkrete løsninger.

Ved at skabe en fælles forståelse af kerneopgaven og hinandens bidrag og kompetencer, opnår man øget trivsel og et mere fleksibelt samarbejde. Som en sygeplejerske i Haderslev Kommune udtrykker det: "Det er ikke altid kun de andre, der er et problem. Det finder man først ud af, når man snakker sammen og gennemgår arbejdsgange."

Læs også Medarbejdere fandt problemet og løste det selv: Nu får borgerne hurtigere hjælpemidler

4. Mere meningsfuld dokumentation

I Sorø Kommune har medarbejdere og ledere i fællesskab arbejdet med at gøre dokumentationen på ældreområdet bedre til gavn for dem selv og borgerne.

Man har kigget nærmere på dokumentations- og omsorgssystemet Nexus, som frontmedarbejderne hurtigt farer vild i.

Arbejdet har ikke været let, men det har givet alle involverede, både terapeuter, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, IT-medarbejdere, sygeplejersker og projektledere en større fælles forståelse af kompleksiteten i den skriftlige dokumentation – og nogle fælles løsninger.

Læs også Meningsfuld dokumentation i Sorø: Vi skal have overblik over samarbejdet om borgeren

Er du interesseret i flere artikler som denne?

Viden På Tværs samler de gode erfaringer fra kommunerne.
Tilmeld dig det nyhedsbrev, som passer til dit arbejdsområde, og få viden om nye indsatser, erfaringer fra den virkelige verden og gratis værktøjer.

Læs flere artikler om de fire projekter:

Læs mere om projektet i Sorø Kommune: "Væk med bøvlet - Forenkling af dokumentation i Nexus"

Læs mere om projektet i Haderslev Kommune ”Afbureaukratisering og Samskabt styring”

Læs mere om projektet i Køge Kommune #slipfaglighedenfri

Læs mere om projektet i Holbæk Kommune "Mere kerneopgave, mindre bureaukrati"

 

Hvad er Samskabt styring

Forsker ved Roskilde Universitet Tina Øllgaard Bentzen forklarer i denne video, hvad Samskabt styring er. Videoen er fra et oplæg, hun holdt for tre kommuner i et Fremfærd-faciliteret netværk, den 2. juni 2021.

Gå til siden Samskabt styring

Hvad er Samskabt styring, og hvordan gør man? Læs og se meget mere om Samskabt styring.

Download værktøjerne og læs om arbejdspladser, der har arbejdet med metoden. 

Gå til samskabtstyring.dk