Testbrev gør arbejdet lettere for medarbejderne

Testbrev gør arbejdet lettere for medarbejderne

I Haderslev Kommune tager man borgerne med på råd, og det har lettet arbejdet for medarbejderne.

Af Christina Lagoni 19/03/2015

I afdelingen for Miljø og Industri under Teknik og Miljø i Haderslev Kommune sidder miljømedarbejder Anette Hedegaard Haahr, og hun har sammen med en kollega fået en god idé. En simpel, men effektiv idé.

Da det blev tid til at udsende det årlige brev om registrering af olietanke i Haderslev Kommune, valgte Anette Haahr og kollegaen Linda Abrahamsen at sende brevet til 10 frivillige borgere, der fik et par dage til at læse brevet og melde tilbage, hvordan de oplevede brevet. På den måde kunne de faglige medarbejdere fjerne et par indviklede sætninger og svære ord og derefter sende brevet afsted.

-Vi blev nødt til at finde ud af, om borgerne overhovedet forstår, hvad vi skriver, og det giver altså et noget andet resultat at sende det til borgerne end at lægge det hos en kollega. Vi prøvede at udvælge personerne forskelligt. Lidt kvinder, lidt mænd, unge som gamle, fortæller Anette Haahr og fortsætter:

-Alle, vi spurgte, sagde ja til at deltage. Og det virkede til, at borgerne var glade for at blive hørt.

Anette Haarh har sammen med 33 andre medarbejdere fra afdelingen været en del af projektet ’Teknik og Miljø på banen’. Projektet handler om at finde nye veje til at give bedre sagsbehandling til borgerne og generelt forbedre myndighedens fremgangsmåder. 

LÆS OGSÅ: Vi bruger Lean for kerneopgavens skyld

Mere tid til arbejde

Faktisk var Anette Haahr og Linda Abrahamsens idé så god, at Haderslev Kommunes Teknik og Miljø-chef Kjell Stockfisch regner med at kunne bruge den i hele afdelingen.

- Det er et initiativ, der bliver bredt ud i Teknik og Miljø som helhed, hvor stort set alle breve med en standardkarakter bliver sendt ud inden, så vi kan være sikre på, at vi får det hele med og får ændret det kringlede kancellisprog, som der findes mange dårlige eksempler på, siger han.

Kjell Stockfisch håber også på at få færre misforståelser mellem medarbejder og borgere, og at medarbejderne derfor kan få mere tid til at give en god sagsbehandling. Det kan Anette Haahr også se fidusen i.

- Det giver da noget mere tid, når vi ikke skal tage telefoner hele tiden, siger hun og uddyber:

- Efter vi sendte brevet ud, har vi haft færre borgere i telefonen, som har misforstået et eller andet. Samtidigt har brevet også haft den effekt, at flere end før har registreret deres olietanke, som de skal. Så det er godt.

LÆS OGSÅ: Ledere giver medarbejdere mandat til forandring

”Vi gør det igen”

Anette Haahr er da heller ikke i tvivl om, at når hun om lidt skal sende et brev ud til virksomhederne i kommunen om administrationsgebyr på erhvervsaffald, så vil hun gøre det samme igen. Her vil hun kontakte en virksomhed, som alligevel skal modtage brevet, og høre, om de vil læse brevet igennem først.

Teknik og Miljø-chefen er også helt enig i, at testbrevet er en idé, man skal holde fast ved i afdelingen, også selvom det kræver lidt mere planlægning.

- Vi sender jo brevene under alle omstændigheder. Selvfølgelig tager det lidt ekstra tid, når modtageren først lige skal kigge ind i det og give os tilbagemeldinger. På den måde kan man sige, at vi skal være lidt forud med planlægningen. Men i sidste ende er det tid godt givet ud, siger Kjell Stockfisch.

Og ikke nok med, at afdelingens ledelse er begejstret for Anette og Lindas idé, så har de måske også inspireret andre til at prøve sig frem med sådan et brev.

- Der var en af de udvalgte borgere, der er læge på et sygehus. Hun synes, at idéen var så god, at hun faktisk selv nu overvejer at prøve det samme med sine patienter, afslutter Anette.

Om projekt 'Teknik og Miljø på banen'

Projektet blev kickstartet på en konference i september 2014.

100 medarbejdere på tværs af afdelingen deltog, og 33 medarbejdere valgte at deltage aktivt i projektet. 

Initiativer som testbrevet og virksomhedsbesøg er allerede implementeret, mens andre initiativer fortsat konkretiseres. 

Projektet blev afsluttet den 29. januar 2015, og man er netop i gang med at udforme en rapport om projektet.