sneplov

Teknologi giver bedre dokumentation

Ny teknologi og digitale værktøjer har gjort arbejdsgangene nemmere i Egedal Kommunes Center for teknik og miljø. Erfaringerne har de delt med Fremfærd Bruger-projektet Teknologi og Tillid.

Af Mette Voss 20/09/2017
Fremfærd

I Egedal Kommunes Center for teknik og miljø foregår al opgavestyring og timeregistrering digitalt. Det har været en forandring, der har sparet tid og gjort dokumentationsarbejdet bedre. De arbejder hele tiden på at udvikle teknologien, så det kan komme borgerne til gode

Teknologiske løsninger og digitalisering er efterhånden en del af hverdagen i mange kommuners teknik og miljø-afdelinger. Projektet Teknologi og Tillid under Fremfærd Bruger har undersøgt, hvordan man kommer godt i gang med at bruge ny teknologi, og det er der kommet et række inspirationskort ud af.

Projektet har hentet erfaringer fra flere forskellige kommuner, blandt andre Egedal Kommune, der har sparet tid og fået bedre dokumentation ud af den nye teknologi.

En af de helt store forandringer har været, at borgerne meget nemt kan melde til kommunen, hvis de for eksempel opdager et hul i vejen, der skal lappes. Det kan de gøre ved hjælp af app’en TipEgedal.

- Borgeren melder det ind til os med sin telefon, og opgaven sendes direkte ud til den leverandør, som skal lappe hullet. Når han har lappet hullet, gør han opgaven færdig i systemet, og så får borgeren besked. Sådan kører alle vores ad-hoc opgaver, siger Lars Krog, der er afdelingsleder på Egedal Materielgård.

Det er med til at spare tid, og dokumentationsopgaven er også blevet nemmere.

- Når vi får borgerne til at skrive direkte ind, så er den tid, vi før brugte på at skrive frem og tilbage for at finde de rette til at løse opgaven, nu tid, vi bruger på at få det ordnet i stedet. Der er slet ikke så meget administrativt arbejde i det, som der var før. Der er også en stor gevinst på dokumentationssiden, for vi kan dokumentere præcist, hvornår hullet er lappet, eller hvornår der er ryddet sne på en given strækning, siger Lars Krog.

Hele kommunen er kortlagt, og når medarbejderne kører ud og bekæmper ukrudt eller skovler sne, bliver det registreret automatisk ved hjælpe af gps-koordinater.

- Jeg lægger et spor for hver gang, vi har været der, og så er dokumentationen på plads, siger Jan Pedersen, som er specialarbejder.

Læs også: Her har de stor glæde af digitale løsninger: Vi sparer tid

Implementering i små bidder

Ny teknologi kan være en udfordring for medarbejderne, og det er da heller ikke gået helt gnidningsfrit. I starten rullede de alt det nye ud på én gang, men nu implementerer de nye elementer i små bidder og prøver dem af først.

- Når vi finder på noget nyt, prøver vi det gerne af med medarbejdere, som gerne vil. Det giver os noget feedback fra dem om justeringer, der vil gøre det endnu lettere for dem at bruge i hverdagen, og så får vi lavet alle de tilpasninger, som kan lade sig gøre, inden vi ruller det ud til resten af medarbejderne. I dag er systemerne heldigvis så fleksible, at det er nemt at få lavet om, og det er meget nemmere at få dem til at bruge det, hvis det virker logisk for dem, siger Lars Krog.

Medarbejdere, der har arbejdet uden teknologi i mange år, har haft sværest ved omvæltningen, men der er ikke andet at gøre end at komme i gang, mener Jan Pedersen.

- Det er jo noget, der kommer mere og mere af, så vi kan lige så godt gøre os klart, at sådan er vores hverdag i dag. For mig har det været et værktøj, der bare skal bruges. Det kan stadig være svært for nogle af mine kolleger, og udfordringerne kan være at finde rundt i apps, men man kan altid få den fornødne hjælp af kolleger og ledere, siger Jan Pedersen.

Klistermærker på skraldespande

Allerede nu hjælper borgerne som sagt med at melde fejl og mangler ind til kommunen gennem app’en TipEgedal, men i fremtiden, kan de komme til at hjælpe endnu mere.

- Vi eksperimenterer med at få borgerne til at hjælpe os med, hvornår deres skraldespande skal tømmes. Vi har forsøgt at sætte klistermærker på skraldespandene, så folk kan sende et tip til os, når den er fyldt. Der jo ingen grund til, at vi kører ud og tømmer dem, før de er fulde. Det er jo nemmere for dem at melde noget ind, end det nogensinde har været før, siger Lars Krog.

Egedal Kommune arbejder sammen med andre kommuner om udviklingen af ny teknologi. I netværket sparrer de med hinanden og udveksler erfaringer.

Læs en kort rapport om 'Teknologi og tillid'
Om Fremfærd Bruger
Fremfærd bruger

Fremfærd Bruger arbejder med kerneopgaverne omkring kultur, idræt, planlægning, miljø, natur, renovation m.v. fx på biblioteker, kulturhuse, musikskoler, svømmehaller, idrætsanlæg, park- og vej, natur og vand mv. 

En række kommunale opgaver inden for kultur & fritid og teknik & miljø bidrager til at skabe rammerne om borgerens aktive hverdag. Fremfærd Bruger fokuserer blandt andet på, hvordan disse opgaver kan løses endnu bedre i et tættere samspil med borgerne.

Læs mere om Fremfærd Bruger her

Udviklingsværktøj til inspiration
inspirationskort

3F og KL har på baggrund af erfaringerne fra blandt andre Viborg Kommune skabt et udviklingsværktøj, der kan sætte gang i brugen af ny teknologi på arbejdspladsen. Værktøjet henvender sig til ledere og medarbejdere i kommunale entreprenørenheder, der ønsker inspiration til, hvordan ny teknologi kan bidrage til at styrke forretningen, understøtte trivslen og bane vej for nye og smartere arbejdsgange.

Udviklingsværktøjet er let at gå til og henvender sig både til entreprenørenheder, der kun bruger teknologi i begrænset omfang , og til enheder, der er godt i gang med teknologien. Værkøjet består af inspirationskort, der giver konkrete eksempler på, hvordan teknologi skaber værdi på arbejdspladsen samt stiller ledere og medarbejdere små opgaver, der inspirerer til at bruge teknologien mere og bedre.

Kontakt projektlederne

Nina Vedel Møller, 3F, nina.moller@3f.dk

Laila Grønbjerg Harborg , KL, lgr@kl.dk