park og vej

Her har de stor glæde af digitale løsninger: Vi sparer tid

I Viborg Kommune har alle medarbejdere i Park og Vej fået en smartphone, og det er slut med ordrer på papir. Erfaringerne er blevet brugt i Fremfærd Bruger-projektet ’Teknologi og tillid’.

Af Mette Voss 29/08/2017
Fremfærd

Den 1. januar 2016 var en skelsættende dag for Vej og Park i Viborg Kommune. De skrottede nemlig alle gamle digitale og papir-systemer og gik i gang med at bruge helt nye digitale værktøjer til nærmest alt i forbindelse med driften. Medarbejderne havde allerede registreret deres timer digitalt gennem nogle år, men nu blev det bredt ud.

Borgerindberetning, ordrestyring, digitale kort, digital bestilling af skilte, digital styring af vinterdrift og alle ruter er bare nogle af de ting, der er sket. Medarbejderne modtager også opgaver digitalt, og de afslutter selv opgaverne digitalt. Det sker gennem de iPhones og iPads, som alle medarbejdere er blevet udstyret med. Arbejdspladsen har delt sine erfaringer med Fremfærd Bruger-projektet ’Teknologi og tillid’.

- Vi var måske ikke 100 procent klar. Vi havde ikke alle været på kursus, men vi valgte at tage ja-hatten på og gå i krig med det. Når man er tvunget til at bruge det, så lærer man det hurtigere. Når der ikke er noget alternativ, så er du nødt til at stikke fingrene ned i det. De gamle systemer blev slettet, siger Kræn Bach Holmberg, der er driftsleder hos Park og Vej Service i Viborg.

Det blev en stejl og hård læringskurve gennem de første måneder, og det mærkede medarbejderne også.

- For nogle medarbejdere har det været hårdt, men det er blevet god t. Når mange af os er over 50 år, så er vi ikke opfostret med iPads og IT-teknologi, og det er jo en kultur og gruppe af arbejdsmænd, der er her i forretningen. De har været her i mange år, og det er helt nyt for dem, siger Svend Erik Vestergaard, der er specialarbejder.

Altid hjælp fra kollegaer

Inden de nye systemer blev rullet ud, blev der uddannet nogle superbrugere, der skulle gå forrest og være klar til at hjælpe alle de andre af de ca. 100 medarbejdere. Det første år var et prøveår, og i vinteren 2017 var der opfølgningskurser for alle.

- Det var et fem timers IT-kursus for alle ansatte, både administrationen og dem i marken. Det har været helt basalt: Hvordan fungerer en iPhone? Vi gennemgik alle apps og funktioner. Det har været en kæmpe succes. Nu er alle opdateret, og der er ikke nogen, der har en undskyldning for at sige, at de ikke har set det. Det betyder ikke, at alle kan det til fingerspidserne, det er forskelligt, hvor meget de bruger systemerne. Nogle bruger meget, nogle bruger lidt. Vi arrangerede selv kurserne, så det blev i et forum, hvor folk kendte hinanden og ikke var bange for at stille de dumme spørgsmål, siger Kræn Bach Holmberg.

Netop det med at hjælpe hinanden har gjort noget godt for arbejdspladsen, mener Svend Erik Vestergaard.

- Vi er kommet tættere på hinanden på arbejdspladsen. Der er nok mange, der ikke vil indrømme det, men vi er nok rykket lidt tættere sammen i bussen, fordi vi skal det her. Vi er nødt til at hjælpe hinanden. Kværulanten, der smider iPaden og siger: ”Det kan være lige meget, jeg vil have det på papir,” har jo fået at vide, at han skal bruge iPaden, og der er altid en kollega, der giver en hånd med og hjælper. Der er ingen, der står alene, siger han.

Bump på vejen og besparelse af tid

Helt smertefrit er implementeringen af nye systemer og apps dog ikke gået. For eksempel begyndte de med at investere i 70 smartphones af ét mærke, men det virkede slet ikke, som de gerne ville have det til.

- Vi var nødt til skrotte dem, selvom det var en stor investering. Det har været svært for leverandørerne, IT-afdelingen osv. at rådgive os, for de vidste heller ikke så meget om det. Det, der ligger inde bag ved, som folkene i marken ikke skal døje med, har været svært. Den tekniske side er mere vanskelig end at få det i brug derude, siger Kræn Bach Holmberg.

Efterfølgende fik de styr på teknikken, og nu kan lederne udrulle nye apps til alle medarbejdere på én gang, så de ikke selv skal finde og installere dem. Efterhånden er der også ved at være tidsbesparelser at hente ved, at alt er digitalt.

- Til at begynde med har det taget længere tid. Vi har haft den tid og hjælp, vi skulle bruge til det, og nu skal vi til at spare tiden derude, siger Svend Erik Vestergaard.

- Vi har sparet tid. For eksempel med dobbeltkørsel oo dokumentation, hvor man måske ikke kunne finde dokumenterne. Vores sagers gennemløbstid er blevet kortere. Tiden, fra en borger henvender sig til os, til vi har udført opgaven, er væsentligt reduceret, siger Kræn Bach Holmberg, der også fortæller, at der er kommet læserbreve om, at kommunens service er blevet bedre.

De digitale systemer er blevet hverdag.

- Nu går det godt efter min opfattelse. Der er selvfølgelig nogle ting, der kan gøres bedre, og som vi kan gøre bedre, og vi skal vænne os til, men det går den fine vej, siger Svend Erik Vestergaard.

- Vi har fået meget, meget bedre styr på, hvad vi laver. Det er klart det vigtigste, at vi præcist ved, hvad vi skal, og hvor langt vi er. Overblikket over præcist hvilke opgaver, vi har gang i er meget bedre. Vi har også nemmere ved at dokumentere vores arbejde, både ved hjælp af gps, og også om opgaverne er færdige, fotodokumentation og lignende, siger Kræn Bach Holmberg.

Læs en kort rapport om 'Teknologi og tillid'
Tre råd fra driftsleder Kræn Bach Holmberg:

1: Gør et godt benarbejde. Ring og del erfaringer med alle de kollegaer, I kender, der er i gang, og tag ud og se det i brug hos andre. Det har givet mest værdi for os at indhente erfaringer om, hvad man skal vælge. Det er svært at sadle om.

2: Spis elefanten i små bidder. Inden man smider ting ud i marken, skal det være gennemtestet. Småfejl er ok, men hvis det ikke er testet, og de står i marken med det, så bliver de usikre, og så bruger de det ikke. Så dør det, inden det kommer i gang. Test det på superbrugerne.

3: Pas på med at undervurdere folks evner. Medarbejderne er rigtig dygtige, og man kan bruge deres vilje og lyst til udvikle det. Folk er med på legen, og de kommer med gode saglige input. Man skal lade være med at sige: ”Det kan de nok ikke finde ud af.” Giv dem muligheden for at være med i processen.

Udviklingsværktøj til inspiration
inspirationskort

3F og KL har på baggrund af erfaringerne fra blandt andre Viborg Kommune skabt et udviklingsværktøj, der kan sætte gang i brugen af ny teknologi på arbejdspladsen. Værktøjet henvender sig til ledere og medarbejdere i kommunale entreprenørenheder, der ønsker inspiration til, hvordan ny teknologi kan bidrage til at styrke forretningen, understøtte trivslen og bane vej for nye og smartere arbejdsgange.

Udviklingsværktøjet er let at gå til og henvender sig både til entreprenørenheder, der kun bruger teknologi i begrænset omfang , og til enheder, der er godt i gang med teknologien. Værkøjet består af inspirationskort, der giver konkrete eksempler på, hvordan teknologi skaber værdi på arbejdspladsen samt stiller ledere og medarbejdere små opgaver, der inspirerer til at bruge teknologien mere og bedre.

Kontakt projektlederne

Nina Vedel Møller, 3F, nina.moller@3f.dk

Laila Grønbjerg Harborg , KL, lgr@kl.dk

Om Fremfærd Bruger
Fremfærd bruger

Fremfærd Bruger arbejder med kerneopgaverne omkring kultur, idræt, planlægning, miljø, natur, renovation m.v. fx på biblioteker, kulturhuse, musikskoler, svømmehaller, idrætsanlæg, park- og vej, natur og vand mv. 

En række kommunale opgaver inden for kultur & fritid og teknik & miljø bidrager til at skabe rammerne om borgerens aktive hverdag. Fremfærd Bruger fokuserer blandt andet på, hvordan disse opgaver kan løses endnu bedre i et tættere samspil med borgerne.

Læs mere om Fremfærd Bruger her