Brugerinddragelse og Tværfaglighed

værktøjskasse

Bedre møder - gør medarbejdere til ambassadører i tværfagligt projektarbejde

Findes der visse 'mødegreb' og værktøjer, der kan optimere udbyttet af et møde? Ja, hør om hvordan de i Viborg Kommune har uddannet 'møde-ambassadører' og øget kvaliteten og udbyttet af møderne.

Af Irene Aya Schou 02/10/2017
Fremfærd

Findes der noget så dræbende som uproduktive møder, hvor snakken går i tomgang, og det hele ikke fører til noget? Nej vel, men hvordan kan man styrke mødekulturen og mødeformen, så kvaliteten og udbyttet af de afholdte møder styrkes?

Det har man arbejdet med i Viborg Kommune. Her er 12 kommunale medarbejdere blevet uddannet til 'lokale ambassadører i tværfagligt projektarbejde.'

- Ideen var at få nogle erfaringer med at afholde møder på en ny måde, hvor folk er mere aktive og deltagende, så udbyttet bliver større, siger Helle Gravesen, byplanlægger i Viborg Kommune og projektleder på projektet 'Bedre møder med større udbytte,' der er finansieret af Fremfærd Bruger.

Check ind, check ud

I uddannelsesforløbet deltog to projektgrupper med ansatte fra Teknik & Miljøforvaltningen, Kulturforvaltningen og fra Energi Viborg.

Over fire mødedage blev deltagerne introduceret til forskellige mødetyper og værktøjer, der kan benyttes i afviklingen af møder. Mellem mødedagene har deltagerne, der alle fungerer som projektledere i større eller mindre omfang, trænet metoderne i egen praksis.

Som afrunding på projektet er de trænede metoder og deltagernes refleksioner over forløbet samlet i en redskabskasse, som kan downloades her til højre.

Redskabskassen indeholder otte øvelser og dialogværktøjer, der kan bruges til at øge deltagernes engagement og det faglige udbytte. Blandt metoderne er "Check ind, check ud."

- Det er en meget banal øvelse, men den er utrolig nyttig. Øvelsen sætter ord på 'elefanten i rummet' altså alle de uudsagte forventninger, der kan være til, hvad et møde skal handle om. Hvis man har ’checket ind’ fra starten, er det italesat, hvad der ligger folk mest på hjerte, siger Helle Gravesen.

Spejlægget

En anden øvelse er "Spejlægget", der er et værktøj til at gå fra offer til aktør og lære at fokusere på det, der er muligt frem for det, der er vilkår.

Det har stor betydning for mødets kvalitet, at alle mødedeltagere kender de værktøjer, der bruges, siger Helle Gravesen.

- Det giver en bevidsthed og et sprog f.eks. at kunne sige: 'Nu smider jeg spejlægsmodellen på bordet. Snakker vi om noget konstruktiv?' siger hun.

Thomas Møller Schmidt er én af de medarbejdere, der er blevet uddannet til 'møde-ambassadør. Han arbejder til daglig som biolog i teknik og miljøforvaltningen i Viborg Kommune og føler, at han er blevet en bedre mødeleder af projektet.

- Jeg har fået en forståelse af værdien af at forberede sig ordentlig, og at der findes forskellige typer møder med forskellige formål, f.eks. er det vigtigt under et arbejdsmøde at få afviklet så mange ting under mødet, så man ikke skal hjem og skrive en masse bagefter, siger han.

Modstand mod forandringer

Thomas Møller Schmidt er overrasket over, hvor traditionsbunden mødekulturen ofte er, og at man skal være klar til at tackle modstand, hvis man smider nye ideer på bordet.

- Her gælder det om at være åben og sige: 'Nu kunne jeg godt tænke mig, at vi prøver noget andet end det, vi plejer at gøre. Det håber jeg, at I er med på', siger han.

De 12 ambassadører er også blevet trænet i at tænke på et metaplan og få en dybere forståelse af, hvor vigtigt det er, at mødeformen støtter op om mødeindholdet, og at man som mødeleder skal kunne navigere rundt blandt mange logikker og virkelighedsopfattelser.

- Jo tidligere, vi får en forståelse af, hvad de andre tænker og hvilke værdier og logikker, de taler ud fra, jo lettere er det at finde en fælles løsning. Her er flere af øvelserne gode til at synliggøre de kriterier og værdier, der ligger til grund for vores valg, siger Helle Gravesen, der mener, at kvaliteten af møderne har fået et nyk opad som følge af projektet.

Metoder skal udbredes

- Deltagelsen er generelt blevet større, og vi får flere ressourcer i spil. Jeg føler i hvert fald, at jeg har fået værktøjerne til at gøre folk mere aktive, siger Helle Gravesen og understreger, at øvelserne virker bedst på udviklingsprojekter fremfor mere driftsorienterede projekter.

Næste skridt er at udbrede metoderne til resten af kommunen.

- Vi skal have lavet nogle konkrete aftaler om, hvordan vi gør det. Vores HR-afdeling har taget redskabskassen til sig og vil udbrede den i huset. Samtidig er vi i gang med et lille uddannelsesforløb omkring samskabelse, der kan tænkes ind i forhold til de nye mødeværktøjer, siger Helle Gravesen.

Projekt ”Bedre møder med større udbytte” indgår i et større projekt under partssamarbejdet Fremfærd Bruger om ’Brugerinddragelse og tværfaglighed på teknik- og miljøområdet.’

6 gode råd til mødelederen

Under forløbet drøftede deltagerne forudsætninger for og udbyttet af at ændre sin praksis omkring møder. Her er deres gode råd til andre, der ønsker at eksperimentere med nye mødeformer:

1. Vær åben og tydelig om, at du vil noget nyt

Vi er tryghedsnarkomaner og selv små fravigelser fra ’normen’ – den mødeform, der er normal hos jer - kan virke voldsomme, kunstige og forstyrrende på deltagerne. Derfor skal man som mødeleder være meget tydelig, hvis man vil have en gruppe til at gøre noget nyt og uvant.

Brug evt. undskyldningen ’nu har jeg jo været på det her kursus, og der lærte jeg …’ – det accepterer mange som en rimelig grund til at kaste sig ud i noget nyt.

2. Mere forberedelse – bedre udbytte

Vi er vant til at bruge tid på at forberede møders indhold, men måske ikke mødets form. Brugen af nye værktøjer kræver, at man som mødeleder bruger tid på at forberede mødeformen, f.eks. til at vælge metode, lægge tidsplan og formulere et godt spørgsmål.

3. Kreativitet kræver struktur

Kreativitet kræver struktur – ellers bliver mødet ’ikke til at være i’. Bliver formålet, opgaven eller tidsstyringen for uklar eller rodet, mister gruppen fokus og energi. Så øv dig som mødeleder i at sætte klare og tydelige rammer, så er deltagere trygge og kan bedre koncentrere sig om indholdet.

4. Træd ned fra scenen og giv plads til indflydelse

Som mødeleder skal man sikre balance mellem at skabe tryghed i projektgruppen og give plads for en ’konstruktiv usikkerhed’. Her oplevede flere, at projekt-/mødeleder først er nødt til at give plads – at træde tilbage, undlade at tage initiativet etc. - for så at andre træder til og tager ansvar. Så prøv at fylde mindre – så deltagerne får mere ejerskab og engagement i projektet.

5. Brug metoderne som tankegang

Selv om du ikke bruger de beskrevne metoder/værktøjer fuldt udfoldet på et møde, kan du stadig bruge dem som en tankegang. Det kan f.eks. være ved at bevæge mødet hen til det, vi kan påvirke (spejlægsmetode) eller trække en idé længere ind eller ud af ’crazy-cirklen’. Men husk også at bruge metoderne fuldt udfoldet ind imellem for bedre at fastholde dem.

6. Leg med, hvor meget tid du bruger på en øvelse

Nogle eksperimenterede med hvor meget tid, de afsatte til metoderne og oplevede, at et hurtigt tempo kan give mere umiddelbarhed, spontanitet og energi. (Og andre gange bliver det jappet). Prøv dig lidt frem og varierer evt.

Projektets formål:

at ruste deltagerne til at lykkes bedre med det tværfaglige projektarbejde. Ønsket er blandt andet at deltagerne efter projektet 

  • oplever at få flere positive oplevelser med tværfagligt projektsamarbejde og at få nye perspektiver på opgaveløsningen 
  • er trygge ved at inddrage andre fagligheder tidligt og ved at give dem indflydelse på løsningerne 
  • oplever at projektgruppen får større ejerskab til projektet 
  • føler sig kompetente til selv at afvikle møder på nye måder og kan introducere kolleger til de nye mødeformer. 
Om puljen Brugerinddragelse og Tværfaglighed
Redskabskassen

Hent de mange værktøjer nederst i boksen.

Check ind - check ud: Øvelse, der starter og slutter møder og processer

Procespilen: Metode til at arbejde med måltyret planlægning

Open Space Technology (O.S.T): Deltagerne bliver i stand til hurtigt at kategorisere og overskue et stort og diffust møde- og projektindhold

Spejlægsmodellen: hjælper møde- og workshopdeltagere med at sondre mellem, hvad der er faste vilkår (spejlæggets hvide del) og hvad der er mulighedsrum (den bløde blomme i ægget).

Idécirklen: Kan bruges i projektstyringsmøder til at generere og korrigere retning og indhold. Hjælper med at skalere idéer og gøre dem omsættelige

Matrix-selektering: En lavpraktisk og demokratisk måde at sortere i idéer på

Dialogtyper: Deltagerne afprøver forskellige dialogtyper som værktøj ved handlingsorienterede møder

Ressourcespotter: Interview- og spørgeguide til, at I kan udforske jeres egne historier

Få den samlede redskabskasse her