Fire gange om året skal alle 110 medarbejdere på Vejle Kommunes Materielgård til en en-til-en samtale hos deres leder. Og det har givet gode resultater for Materielgården. Medarbejderne føler sig hørt: De kan komme til orde med deres ideer, snakke om deres bekymringer og reflektere over samarbejdet med kollegaerne.

Men hvordan gør de? Vi har samlet tre råd fra afdelingsleder på Materielgården Betina Gagschs om, hvordan man kan afholde møderne.

LÆS OGSÅ: Her skaber de et trygt rum for medarbejderne gennem en-til-en samtaler

Første råd: Lav faste rammer

Materielgården afholder en-til-en samtalerne fire gange om året med alle medarbejderne. Det foregår ved, at lederne indkalder medarbejderne til en samtale. Til selve samtalen tales der ud fra et skema, som du kan downloade i boksen til højre.

- Vi spørger blandt andet ind til, hvordan det går på holdet, ideer til forbedringer og hvordan det går med medarbejderen som person. Nogle gange kører vi skemaet slavisk igennem. Andre gange har medarbejderne nogle bestemte behov, og så går hele samtalen med det, fortæller Betina Gagsch.

Hun understreger dog, at det er en god idé at have nogle faste rammer for møderne ved at bruge et skema som deres. På den måde bliver en ensartethed i samtalerne.

- Det er vigtigt for medarbejderne med ensartethed i møderne. Så er der ingen, der føler sig forskelsbehandlet eller forbigået, hvis de efterfølgende taler med hinanden om deres møde, forklarer hun.

Andet råd:  Skab tillid

Betina Gagsch fortæller, at samtalerne kan handle om faglige såvel som personlige problemstillinger.

- I samtalerne er der selvfølgelig fokus på hverdagen, og hvilke udfordringer der er, men så er der også fokus på det personlige. Det er lykkedes i rigtig mange tilfælde at få opbygget et tillidsrum, hvor folk åbner sig for hinanden og rykker sig.

Ved at skabe et tillidsrum bliver der mulighed for at snakke med medarbejderne om mere følsomme emner.

- Vi oplever for eksempel pludselig medarbejdere, der kommer og fortæller om oplevelser, de har haft med ting, der ikke er hensigtsmæssige på holdet, siger Betina Gagsch.

Medarbejderne skulle gerne have en fornemmelse af, at sådanne emner kan blive diskuteret i fortrolighed og behandlet på en god måde af lederne.

Tredje råd: Lyt til medarbejdernes gode idéer

Det tillidfulde rum har også en anden fordel. Nye ideer kan komme frem, når man har et tillidsfuldt forhold til medarbejderne.

- Vores personalegruppe står ikke nødvendigvis og råber op om, at de har fået en god idé. De er måske bekymrede for, hvad deres kollegaer ville tænke. Men i det her rum kan medarbejderne komme med deres forslag, uden at de bliver dømt af nogen.

På den måde kan arbejdspladsen udvikle sig ved at få nye idéer fra medarbejderne, samtidigt med at det giver medarbejderne en tilfredsstillelse, at der bliver lyttet til deres idéer.

Betina Gagsch mener, at sådan en idéudveksling er gavnlig. Det samme gælder også idéudveksling kommunerne imellem.

- Jeg ville ønske, jeg havde haft den her viden om en-til-en samtalerne for 10 år siden. Jeg kan se, at der er noget, jeg er gået glip af, fortæller hun.