få orden i dit dokumentkaos

Tre gode råd til at få orden i dit dokumentkaos

Gemmer du alt på dit skrivebord? Og er det svært at finde referatet fra sidste møde? Så er det tid til at rydde op i dine dokumenter.

Af Sofie Refsgaard 12/03/2013

Her får du tre gode råd, der hjælper dig med at skabe overblik over dine dokumenter.

1. Hold orden på skrivebordet

Gør det til en vane ikke at gemme dokumenter på skrivebordet. Kommer du alligevel til at gøre det, så sørg for at komme alle dokumenter i den rigtige mappe, før du går på weekend.

2. Lav system i dine mapper

Skab en mappestruktur, der virker for dig. Tre tips forhindrer, at dine dokumenter ender på skrivebordet:

  • Hav ikke for mange mapper. Du mister hurtigt overblikket.
  • Hav ikke  for mange undermapper, så du skal klikke dig langt ned i mappehierakiet for at gemme.
  • Nummerer mapperne, så de altid ligger i samme rækkefølge. Start med 00, 01, 02 osv.

Måske finder du ikke den rigtige mappestruktur i første forsøg. Har du organiseret dine mapper, men føler dig fristet til at gemme dokumenter på skrivebordet, så vær ikke bange for at slette mapper, flytte dokumenter og oprette nye mapper.

3. Tænk over titlen på dokumenter

Det betaler sig at tænke over titlen, når du gemmer dine dokumenter. Den skal fortælle, hvad dokumentet indeholder. Og er det et dokument, som du løbende arbejder i, er det en god ide at versionere det. På den måde kan du altid finde den seneste version. Gemmer du navnet under titel og dato, hvor årstal står først, efterfulgt af måned og dag, så sorterer computeren versionerne i den rigtige rækkefølge.