Da SPARK-konsulent Ole Henning Sørensen besøgte Kildebo Plejecenter første gang, mødte han en arbejdsplads, hvor medarbejderne kom til lederen med alle mulige spørgsmål om både stort og småt.

- Selv om hun forsøgte, var det umuligt at nå det hele. Mange spørgsmål handlede om småting, som nemt kunne have været afklaret på anden vis. På trods af at hun brugte så meget tid på det, gav medarbejdere alligevel udtryk for, at ledelsen ikke var tilstrækkelig synlig, siger han.

På Kildebo Plejecenter i Sakskøbing på Lolland har SPARK-forløbet fokuseret på at hjælpe den nye TRIO-gruppe, der består af leder og medarbejderrepræsentanter for to arbejdspladser, der netop er blevet lagt sammen, med at arbejde mere systematisk og strategisk med arbejdspladsens udfordringer med forandring og samarbejde.

For leder Lina Lauridsen er TRIO-samarbejdet blevet en stor berigelse og et godt supplement til det lokale MED-udvalg, der ikke er forankret på plejecentret men dækker hele ældreområdet i Distrikt Vest.

- Det giver en meget stor tilfredsstillelse, at vi bærer et fælles ansvar. Jeg vokser af at se, at medarbejderne selv kan håndtere mange af hverdagens udfordringer. Det gør, at jeg kan bruge mine ressourcer på mere langsigtede projekter og udviklingsarbejde.

For Petrea Radzik, der er tillidsrepræsentant for de godt 70 FOA-ansatte på Kildebo, har medarbejderne overtaget så mange dagligdags opgaver fra deres leder, at kolleger kommer til hende og spørger: Hvad laver Lina? 

- Men selvfølgelig er det ment i spøg, for der vil altid være brug for en leder, siger hun.

Fusion gav bekymring

Et velfungerende TRIO-samarbejde var ét af ønskerne, da Kildebo Plejecenter med godt 72 beboere i foråret 2016 kontaktede SPARK for at få støtte og vejledning. 

Forinden havde en organisationsændring fundet sted, hvor Lina Lauridsen som leder af Kildebo var blevet bedt om at tage den lille, skærmede demensenhed Kildehuset med 12 borgere ind under sin ledelse. 

- Det betød, at vi skulle starte helt ny TRIO-gruppe op og finde nye måder at samarbejde på, hvor to verdener blev til én, siger Lina Lauridsen.

Sammen med SPARK-konsulent Ole Henning Sørensen har TRIO, der foruden Lina Lauridsen består af tillidsrepræsentant Petrea Radzik, arbejdsmiljørepræsentant for Kildebo, Charlotte Rasmussen og arbejdsmiljørepræsentant for Kildehuset, Vivi Larsen, arbejdet på at skabe et stærkt TRIO- samarbejde og samtidig adressere den bekymring, som medarbejderne i Kildehuset havde i forbindelse med fusionen.

- Vi skulle have en anden leder. Normeringen ville blive en anden. Vi skulle tages væk fra de kendte rammer. Det skabte utryghed i medarbejdergruppen, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Vivi Larsen.

Gode arbejdsrutiner er afgørende

Under de fire møder med SPARK-konsulent Ole Henning Sørensen har emner som arbejdsmiljø, struktur, kommunikation og god mødekultur været på bordet.

Der har hele tiden været fokus på konkrete handlinger, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Charlotte Rasmussen.

- Vi har snakket om, hvad vi vil som TRIO, og hvordan vi gør det. På den baggrund har vi indført, at vi holder møde én gang om måneden, hvor vi har en dagsorden med faste punkter. Vi har også anskaffet os en særlig TRIO-bog, hvor vi skriver alle beslutninger og drøftelser op i, siger hun.

De faste møder gør, at medarbejderrepræsentanterne og lederen hele tiden har føling med, hvad der rør sig på afdelingerne – og kan handle i forhold til det.  

- Det har før været delt mere op i arbejdsmiljø og særligt tillidsmandsarbejde, hvor jeg på skift havde møder med henholdsvis tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant. Da vi blev slået sammen til en ny enhed, var vi alle enige om, at vi gerne ville gøre noget andet, siger leder Lina Lauridsen.

Står på mål for fælles løsning

Når det er så vigtigt med en sammentømret TRIO, skyldes det, at man står stærkere, når flere taler samme sag.

- I SPARK-forløbet arbejdede vi med, hvad TRIO gerne ville opnå sammen, hvad de vil med samarbejdet, hvordan de gerne ville blive tydeligere i organisationen og hvilke redskabet og handlinger, der skal til, fortæller Ole Henning Sørensen.

Det betyder ikke, at der ikke kan være uenighed undervejs, understreger tillidsrepræsentant Petrea Radzik.

- Vi snakker om forskellige løsninger, men når vi har fundet den bedste løsning, er vi tro mod den løsning, siger hun.

På TRIO-møderne bliver der nu snakket om de væsentligste udfordringer med arbejdsmiljø og kerneopgaven. Inden SPARK-forløbet blev møderne ofte aflyst, fordi der var travlt, og fordi der hverken var tydelighed om indhold og formål.

Bl.a. er der blevet nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på fordele og ulemper ved rotation på afdelingerne - et emne der fylder og har fyldt meget i organisationen de senere år. De daglige møder blandt alle medarbejdere er også blevet forbedret.

De er blevet mere fokuserede ved at dele morgenmødet op i en fælles del, hvor der kun bliver bragt emner op, som er vigtige for alle medarbejdere, og en del hvor man i mindre grupper fokuserer på de enkelte afdelingers beboere.

Vokser med opgaven

For Lina Lauridsen kræver det ledelsesmæssigt mod at indgå i et tæt TRIO-samarbejde.

- Det kræver, at man tør stå i en sårbar situation, hvor man kan sige: ”Det ved jeg ikke. Jeg vil gerne undersøge det”. Samtidig kræver det format af medarbejderne at påtage sig de forpligtigelser, der følger med, siger hun.

Også medarbejderne er vokset af at blive inddraget i TRIO-samarbejdet.

- Vi er blevet klædt på til at være mere myndige og f.eks. sige til en kollega: Er det her noget, vi skal tage sammen, eller skal jeg tage det med til et TRIO-møde? siger arbejdsmiljørepræsentant Vivi Larsen og understreger, at det har været rart at have en mødeleder udefra.

- Han er kommer ind med redskaber, som ikke er styret af, hvad vi plejer at gøre. Vi er blevet tvunget til at kigge ud over vores egen lille distrikts-verden, siger hun.

Armene over hovedet

Sideløbende med SPARK-forløbet har Kildebo Plejecenter arbejdet med det kommunale projekt Det Professionelle Samarbejde, hvor alle medarbejdere har været på kursus i at lære at løse udfordringer selv – uden ledelsens hjælp.

Om det er SPARK-forløbet, Det Professionelle Samarbejde eller en kombination af de to forløb, der har gjort det, ved Lina Lauridsen ikke.

- Men sidst, jeg holdt ferie, lå der ingenting på mit bord, da jeg kom tilbage. Ingen medarbejder stod i kø for at læsse noget af. Det viser, at hverdagen kører uden mig, siger den glade leder, der netop har afsluttet en diplom i ledelse og håber at kunne bruge de nyerhvervede kompetencer mere i hverdagen.

Arbejdsmiljørepræsentant Charlotte Rasmussen oplever, at medarbejderne er blevet bedre til at komme til hende med problemer, som de tidligere gik til ledelsen med. Hun oplever også, at andre tillidsfolk og arbejdsmiljørepræsentanter i kommunen er nysgerrige på, hvad der foregår på Kildebo.

- ’Hvad har I gjort? I går med armene over hovedet’ sagde de for nylig til et møde. Da indså vi, at vi har nået en masse. Nu skal vi bare huske at fejre succeserne - sammen med kollegerne.