- Viden findes overalt, og derfor bliver vi nødt til at være opmærksom på, hvordan vi bedst muligt sikrer anvendelsen af den. Sådan siger Peter Holdt Christensen, der er forsker og er ph.d i videndeling ved CBS.

En af de udfordringer, kommunale organisationer blandt andet sidder med til daglig, er ifølge Peter Holdt Christensen, at viden det sidste årti er blevet mere spredt ud over hele organisationen. Det betyder, at det er sværere at vide, hvilken kollega, der ved hvad, og hvem der dermed kan hjælpe. En af måderne at imødekomme det på er ved tilfældige møder.

- For at overskue viden, så skal vi blive bedre til det tilfældige møde. Det der nogen gange sker, når vi står ude i kafferummet eller i kantinen, hvor vi falder i snak med en, der viser sig også at have viden, vi kan bruge. Så det handler blandt andet om at etablere rammer for det tilfældige møde, siger Peter Holdt Christensen og uddyber:

- Når vi trækker folk ud af deres vante omgivelser, er der mulighed for, at man tilfældigvis støder ind i folk, der kan vise sig at kunne hjælpe.

Selvom der er forbundet med en del usikkerhed ved at lade noget af videndelingen være op til tilfældighederne, kan der nemt komme noget godt ud af det. Tænk hvis man tilfældigvis møder en kollega, der viser sig at kende til det område, man sidder med - og det personen kan hjælpe med, kan bruges til at gennemføre arbejdsopgaverne bedre og hurtigere. 

-  Vi kan se, at tilfældigheder spiller en rolle for videndeling, men tilfældigheder kan være problematisk i forhold til ledelsestiltag, siger Peter Holdt Christensen, og uddyber:

-  Videndeling kan være problematisk for ethvert ledelsestiltag, da der i de tilfældige møder ligger en høj grad af usikkerhed, men vi kan se, at i nogle undersøgelser viser det sig, at vi kommer bredere og bedre rundt i forhold til, hvem vi taler med, i de tilfældige møder.

LÆS OGSÅ: Undgå at videndeling bliver et hurra-ord

Det tilfældige møde styrker videndelingen

For at få mere og bedre videndeling skal vi altså være bevidste om det tilfældige mødes rolle.

Til spørgsmålet om, hvordan man kan danne rammer for det tilfældige møde, svarer Peter Holdt Christensen, at små mødeoaser til en vis grad kan understøtte de tilfældige møder. De små mødeoaser kan for eksempel laves omkring vandautomaten, kaffemaskinen eller ved kopirummet.

Her er det oplagt, at folk uformelt kan mødes over en kop kaffe og en snak. De små mødesteder skal gerne ligge lidt spredt ud over organisationen. Gerne mere spredt end de plejer at gøre, for så er folk tvunget til at komme ud af deres vante omgivelser.

- Normalt plejer hver afdeling at have et kafferum eller en kopimaskine, man går til, men ved at trække folk lidt ud fra deres vante omgivelser, så de bliver nødt til at gå lidt mere på tværs, end de plejer at gå for at få fat i kaffen – og folk skal nok gå efter kaffen, selvom den er lidt længere væk, siger Peter Holdt Christensen.

Det kan du gøre for at styrke de tilfældige møder

Der er mange fordele ved videndeling og ikke kun de organisatoriske. Ved at dele vores viden med andre, kan vi både hjælpe os selv og vores kollegaer til at blive bedre og hurtigere færdig med arbejdsopgaverne. Plus, vi kan få den rare følelse, det giver, når man kan hjælpe andre. Her er tre ting, du kan gøre for at styrke de tilfældige møder:

1.    Erkend at du ikke ved alt i organisationen

Spørg gerne andre til råds og hjælp, hvis der er behov for det. Organisationen fungerer på baggrund af en række individer. Vi har brug for andre og er afhængig af andre, måske kan vi endda blive fagligt udfordret og lære noget nyt om vores område.

2.    Sørg for ikke kun at blive i din egen afdeling

Gå på opdagelse og opsøg de tilfældige møder. Spørg ikke kun de mennesker du altid sidder sammen med.

3.    Synliggør dit behov for viden

Har du fortalt nogen, hvad du har brug for at vide noget om? Hvis ikke, så forsøg at synliggøre, hvad du selv sidder med, og hvad du kan bidrage med i forhold til viden.

Det kan I for eksempel gøre ved at have kompetencekort på en digital platform. Eller I kan bruge fem minutter af jeres møder med at fortælle, hvad hver enkelt person sidder med og sige, hvad man har brug for hjælp til. Så kan I efterfølgende byde ind med hjælp til hinanden.