Den danske mødekultur ser generelt skidt ud, hvis vi spørger Ib Ravn, der er ph.d. og lektor på Aarhus Universitet og forsker i mødekultur.

Ib Ravn forklarer, at vi er fanget i en konflikt imellem det gammeldags autoritære møde, som vi ikke har lyst til gå tilbage til, og det åbne møde. På det åbne møde giver vi folk lov til at tale på bedste demokratiske vis, men det tager rigtig, rigtig lang tid.

På spørgsmålet, om hvordan mødekulturen i Danmark ser ud anno 2015, svarer han:

- Mødekulturen er stort set, som de var anno 2005 og 1995. Den har ikke forandret sig ret meget. Møder er steder, hvor man går hen, og så snakker man en hel del. Det kan være lederen, der snakker, men det er lige så meget de udadvendte - eller de meget-talende, som jeg plejer at kalde dem. Dem er der altid 20-60 procent af i et møde, siger han og forsætter:

- Der bliver snakket rigtig meget, der er for mange punkter på dagsordenen, vi når ikke det hele og går over tid, og vi starter måske også for sent.

Ifølge forskeren når vi alligevel noget til møderne og er generelt søde og venlige ved hinanden – problemet er bare, at vi ikke er særligt effektive. Mange er derfor frustrerede og bryder sig egentligt ikke om sådan en mødekultur.

- Danske møder, specielt offentlige og kommunale, er generelt løse, tidskrævende og knap så resultatfokuserede, og man ved ikke rigtigt, hvad man skal gøre ved det. For man tror, at hvis det skal være anderledes, skal man være autoritær og lukke munden på folk, og det er der ikke rigtig nogen, der vil, siger Ib Ravn.

LÆS OGSÅ: Styr mødets dymanik og få de introverte i tale

Demokratisk, men med fast hånd

Ib Ravn foreslår,at man skal bevæge sig bort fra klassisk mødeledelse og i stedet facilitere sine møder. En mødefacilitator styrer mødets form og proces, sådan at det bliver lettere at behandle indholdet og tage de fornødne beslutninger.

-  Rollen som facilitator er uhyre vigtig. Men det er ikke en, vi er født med i dansk kultur. Og det, vi kender, er den gammeldags autoritære mødeleder som for 50 år siden. Og så er der den åbne kollektive leder, der bare holder en talerliste og lader folk køre derhen, hvor de vil. Så får vi de her diffuse og resultatsvage møder, hvor vi ikke kommer nogen steder hen.

Vi skal erkende, at det ikke er et spørgsmål om at være midt imellem de to ekstremer, siger Ib Ravn. Det er et spørgsmål om at sige både-og, og tage det bedste fra hver af de to traditioner. På den ene side skal mødefacilitatoren være fast, styrende og målrettet, som man var i den autoritære tradition. Men samtidig skal facilitatoren være inkluderende, venlig, hjælpsom og involverende som i den demokratiske tradition.

Den gammeldags mødeleder ville udpege en person til at tage en opgave på sig. Det kan en facilitator ikke. Personen har ikke ledelsesretten på samme måde, men skal facilitere i stedet.

- Det kræver en person, som styrer mødet på en venlig og inkluderende måde, men som også samtidig er resultatorienteret og fokuseret – det er dét, jeg kalder facilitering, siger Ib Ravn.

En af de ting, der er væsentlige som facilitator, er, at man sætter sig meget længere frem på stolen, end man plejer at gøre.

- Ib Ravn

Det kan sagtens være lederen, men det kan også være en medarbejder, en souschef eller en tillidsrepræsentant, der tager rollen som facilitator på mødet. Så længe det er en person, alle parter har tillid til.

- Det skal være en person, der både har lederens og kollegernes tillid, og som er indstillet på at føre mødet igennem med fast hånd, så vi når det hele, siger Ib Ravn.

Styr processen

Vi er ikke vant til at skulle styre og guide samtalerne frem som mødeledere, men det er meget vigtigt som facilitator. Fordi den ustøttede snak nemt kan gå i tusinde retninger, og ordet nemt kan blive kapret af dem, der taler højest.

- En af de ting, der er væsentlige som facilitator, er, at man sætter sig meget længere frem på stolen, end man plejer at gøre. En klassisk mødeleder siger ofte: ’Okay, nu har Kurt ordet, og så taler han færdig, og så giver jeg ordet til den næste’ – Det går ikke.

Læs også: Det gode møde forebygger stress

Facilitatorens rolle er at sørge for, at tingene bliver sagt på de rigtig tidspunkter, så mødet bliver styret i en produktiv retning. Derfor er det vigtigt at lytte og afbryde, hvis det er nødvendigt.

- Som facilitator skal man lytte til hver eneste sætning i et møde og være parat til at gribe ind og om nødvendigt afbryde den, der taler, og hjælpe vedkommende tilbage til sporet, siger Ib Ravn.

Det handler i lige så høj grad om at gå ind og styre mødet på dets form og ikke kun på dets indhold. Som facilitator skal man ikke bare give plads til alting og følge talerlisten slavisk.

- Facilitatoren skal være parat til at afbryde nogle, der taler, og det er en af de sværeste ting for en mødeleder, fordi vi er opdraget med, at det er ikke pænt at afbryde andre. Men det er simpelt bydende nødvendigt, når man har ansvaret for sådan et møde, at der er nogen, som på helhedens vegne sikrer, at alt det, der bliver sagt, rent faktisk har relevans for det, vi sidder her sammen for. Og det er det, der mangler i normale møder, siger Ib Ravn og afslutter:

-  Det vigtigste er den dynamiske og aktive rolle, man skal spille som facilitator. Man skal strukturere mødet og være parat til at styre og gribe ind, når det kører ud af en tangent, og i det hele taget turde at styre deltagerne. Giv dem en stram ramme at agere indenfor, så skal de nok levere det, der er nødvendigt. Det er noget, de færreste tør. I vid udstrækning handler det om mod.