Beskæftigelsesindsatsen skal være digital, effektiv og forenklet. Danske virksomheder er afhængige af en effektiv beskæftigelsesindsats, og digitale løsninger skal bidrage til at sikre fælles data og viden på tværs af jobcentre, a-kasser og andre aktører, så indsatsen for borgere og virksomheder bliver effektiv og koordineret.

Læs også: Virtuel alkoholbehandling: En håndsrækning til en ny gruppe borgere

Bedre selvbetjeningsløsninger til ledige, der er tilknyttet jobcentret, vil eksempelvis give den enkelte borger større indsigt i egen sag og dermed et bedre grundlag for dialogen med jobcentret om at komme i job. Og øget brug af digitale løsninger kan effektivisere og lette sagsgange, så medarbejderne i jobcentret skal bruge mindre tid på at udfylde papirblanketter og taste oplysninger ind og mere tid på at hjælpe folk i job.

Færre omkostninger

Et af de steder, hvor man har haft succes med at nedbringe omkostningerne til jobcentrets administration ved hjælp af en målrettet digitaliseringsindsats, er Frederikshavn Kommune. Det har skabt et mere effektivt jobcenter.

- Kombinationen af digital posthåndtering elektroniske blanketter, tale-tiltekst teknologi, lyncteknologi, dobbeltskærme på arbejdspladsen og et stærkt beredskab af mobiltelefoner, pc’ere og hurtig netadgang gør, at jobcentrets medarbejdere, med støtte fra stærke interne it-folk med digitaliseringsfokus, kan arbejde betydelig mere effektivt end tidligere, forklarer jobcenterchef i Frederikshavn Kommune, Mette Krog Dalsgaard.

Farvel til blanketterne

I Skanderborg Kommune har virksomhedskonsulenterne fået iPads, og der er udviklet programmer, der gør, at man kan tage stort set alle blanketter med sig og dermed få underskrevet dem på det sted, hvor man er.

- Det giver en kæmpe fordel, fordi ting ikke går tabt i posten, og man er sikker på, at alle underskrifter kommer i hus med det samme, så man ikke skal bruge tid på opfølgning, siger Karin Hybschmann, der er virksomhedskonsulent i Skanderborg Kommune.

Når it-systemerne ikke virker, er konsekvenserne tilsvarende tydelige. Derfor oplever kommunens jobcenter, at it-systemer kan være en særskilt udfordring, når borgere for eksempel har mange sagsbehandlere tilknyttet.

Læs også: Sådan digitaliserer man, så både medarbejdere og borgere er glade

- I it-systemet Opera kan man eksempelvis kun tilknytte 2-3 sagsbehandlere, men ofte ville det give god mening med det dobbelte, så flere kunne følge en sag direkte fremfor at bruge tid på fysiske møder eller gensidig orientering pr. mail, forklarer Karin Hybschmann.

Det har de gjort i Frederikshavns Kommune

Blanketter/print:

Der findes stort set ikke udprintet materiale, og de få fysiske blanketter, der findes, bruges så målrettet som muligt. Al brevkommunikation håndteres digitalt.

Tale-til-tekst:
Jobcenteret bruger også ny teknologi til at transformere tale til tekst i stedet for at skrive på tastatur. Hundredevis af korte og længere standard tekster bliver indtalt og anvendt i forbindelse med indtaling af breve, journalnotater, jobplaner mm.

Ud over at det er hurtigere at indtale end at skrive på tastatur, så er det også arbejdsmiljømæssigt et godt redskab der ikke giver museskader.

Lync:
Jobcentret er storforbrugere af Lync-teknologi. Der er implementeret Lync-telefoni, og møder kan holdes via Lync-centret har satellitter i Skagen og på Læsø, og specielt for Læsø er det tidsbesparende at deltage i møder via Lync. Dermed undgås unødvendig rejsetid samtidig med, at den personlige kontakt holdes.

Alle medarbejdere har bærbare pc’ere ogkan gå på nettet/ringe op via Lync, hvor som helst og når som helst og med hurtignetadgang.

Mobil og pc’ere:
Virksomhedskonsulenterne har smartphones, men kan også bruge deres bærbare pc til at ringe op via ”Lync-link”. Med bærbare pc’ere har virksomhedskonsulenterne altid direkte opkobling på relevante it-understøtningssystemer, når de er ude at besøge virksomhederne. Potentielle nye medarbejdere kan udsøges under besøget, relevante blanketter kan udfyldes, og data om virksomhederne kan indtastes direkte i Jobcentrets sagssystem, mens virksomhedskonsulenten taler med virksomheden.

Stærke it-kompetencer:
Ifølge jobcenterchef Mette Krog Dalsgaard er det en stor styrke, at jobcentret har it-eksperter ansat i Center for Arbejdsmarked, fordi den løbende udvikling og understøtning betyder, at medarbejderne har mod på at være med langt fremme. Det er deres erfaring, at det kan betale sig at have stærke it-folk lokalt. Samtidig afholdes der også løbende kurser om implementering af it.

Læs hele publikatonen 'Fra tanke til handling', som er udgivet af KL og HK Kommunal.