Top banner
Gruppelederne har fået et tættere samarbejde. Foto: Thomas Wass Evaldsen

Ledere: Vi går til hinanden inden tingene er gået skævt

Medarbejderne bruger deres tid mere systematisk, og lederne går tidligere til hinanden, hvis der er uenighed mellem afdelinger. Ledere i Sorø Kommune ville ikke være projekt ’Kerneogave i forandring’ foruden, selvom det virkelig kræver tid og kræfter.

Af Mia Dalby Larsen 08/09/2017
Fremfærd

- Hver dag prøver vi jo at arbejde helhedsorienteret, og det gjorde vi også før projekt ’Kerneopgave i forandring’. Men når vi sidder alene med borgerne, så arbejder vi jo helhedsorienteret ud fra vores eget perspektiv og vores egen lovgivning. Det kan man se i dag, når man sidder med alle fagligheder samlet omkring en borger. Måske har der ikke været så meget ægte helhed i det tidligere.

Sådan siger Bilgen Kaya, der er gruppeleder i Vejen til Job, som er en afdeling, der sagsbehandler i forhold til aktivitetsparate borgere og dermed også de 22 borgere, som blev valgt ud til et pilotprojektet 'Kerneopgaven i forandring' i Sorø Kommune.

Tre gange om året mødes borgeren med sagsbehandlere og andre fagpersoner på tværs af alle de afdelinger, som borgeren har kontakt med i Sorø Kommune. Det er typisk Jobcenteret, Borgerservice, Social Service og Børn og Familie. Møderne følger en fast model for samarbejdsmøder, hvor Sorø Kommune har tilpasset en model som Socialstyrelsen har udviklet, hvor det er borgeren selv, der er pennefører på de aftaler, der laves. Målet med forløbet med samarbejdsmøder er, at borgeren tager mere ansvar for sit eget liv og kommer tættere på selvforsørgelse.

Bilgen Kaya og de øvrige ledere for afdelingerne vil ikke undvære projekt ’Kerneopgave i forandring’, selvom den kræver, at de som ledere prioriterer projektet og sammen med medarbejderne finder tiden til møderne og til samarbejdet med kolleger i andre afdelinger. Projekt ’Kerneopgave i forandring ’ er ikke bare nogle nye måder at arbejde på, det er en kulturforandring.

- Medarbejderne er gået meget positivt til det, og de har også selv ønsket at arbejde på den måde. Men det er ingen hemmelighed, at det også har været svært. Det har været et langt forløb, og i starten kom der medarbejdere og sagde, at nede i Borgerservice vil de ikke arbejde helhedsorienteret, for de vil ikke gøre sådan og sådan. Det har vi siden grinet meget af sammen, for det, der er helhedsorienteret for den ene, er det jo ikke nødvendigvis for den anden, siger Henriette Mogensen, der er souschef i fagcenter Børn og Familier i Sorø Kommune.

Definer den fælles kerneopgave

Nøglen til at begynde at tænke helhedsorienteret har i projektet være at se sagen fra borgerens perspektiv og definere en fælles kerneopgave i arbejdet med og omkring borgerne. Og det kan være en ny måde at tænke på 

- Man skal rykke ud af sin egen komfortzone og rykke lidt ind i de andres. Det er ikke borgeren, der skal tilpasse sig os, men os, der skal tilpasse os borgeren, og det er en anden måde at tænke på. Vi skal ikke overbevise de andre om, at det, vi gør, er det rigtige. Det handler i stedet om, at vi sammen kan gøre noget mere, siger Henriette Mogensen.

LÆS OGSÅ: Otte elementer i at indføre en samarbejdsmodel

Lederne skal være rollemodeller

Sagsbehandlere fra de fire afdelinger har hver deres perspektiv, hver deres lovgivning og hver deres faglighed, som de taler ud fra, og det er en udfordring, når man har med borgere at gøre, hvis problemstillinger går på tværs af afdelinger. Det stiller også krav til lederne.

- Vi skal bakke op om medarbejderne og sørge for, at vi ikke selv falder i muddergrøfter. Vi skal kunne hive os selv op over det og være gode til at se ud over egne fagligheder. Vi skal ikke sige, at det er også for dårligt, at de gør sådan og sådan i en af de andre afdelinger. I stedet skal vi sige til medarbejderne, at vi finder ud af det, og der selvfølgelig er en grund til, at de gør, som de gør hos de andre, siger Henriette Mogensen.

Hendes gruppelederkollega er enig.

- Vi gruppeledere, som har medarbejdere i projektet, er selv blevet bedre til at komme til hinanden, når der er problemer, og så kan vi blive enige om at handle fælles, siger Susanne Bach, der er leder af Borgerservice og har ydelsesmedarbejdere med i samarbejdsmøderne.

Vi løb rundt og samlede op på ting der gik skævt

Lederne er enige om, at et tættere samarbejde har klare fordele både organisatorisk og praktisk. De kommer tidligere til hinanden, også når det gælder sager, som ikke behandles i samarbejdsmodellen.

- Årsagen til, at vi startede projektet var jo netop, at vi løb rundt og samlede op ting, der var gået skævt. F.eks. i de sager, hvor der var blevet sanktioneret, så vi i Børn og Familier først hørte om dem, når fogeden stod der, og familien blev sat på gaden. Og vi tænkte, at bare vi dog var kommet ind lidt før, så kunne vi måske sammen have fundet ud af, hvorfor mor ikke var kommet til de samtaler, hun skulle komme til, siger Henriette Mogensen.

LÆS OGSÅ: Medarbejdere: Helhedsorienteret sagsbehandling giver energi til arbejdet med de tunge sager

Hvor finder vi tiden?

Fornemmelsen af at sidde med hele puslespillet foran sig sammen med borgeren og de øvrige sagsbehandlere er netop den store fordel, som medarbejderne også fremhæver i arbejdet med samarbejdsmodellen. De fremhæver til gengæld også, at det helhedsorienterede arbejde kræver tid, der skal skabes i en i forvejen travl hverdag. Og i nogle afdelinger bliver der brugt tid på samarbejdsmøder, som ikke kræves ifølge lovgivningen, og som ikke kan erstatte de lovpligtige møder med borgeren. Det er noget, som medarbejderne spørger deres ledere om: Hvor skal vi finde tiden?

- Mit svar er ofte, at vi i dag bruger vores tid på en anden og mere systematisk måde i de sager, som behandles i samarbejdsmodellen.  Vi brugte tidligere alle sammen meget tid på at være frustrerede over det, der gik skævt i samarbejdet. En medarbejder talte med en anden fra en anden afdeling, så gik hun ned til mig, og jeg gik ned til lederen fra en anden afdeling, så gik vi hver især tilbage. Det var tid, vi brugte på noget, der ikke fungerede, frem for den tid vi nu bruger på møder og samarbejde, der fungerer, siger Henriette Mogensen.

Citat fra en universitetsopgave om projektet

Så får de alle sammen udleveret, du gør det, du gør det, og du gør det. Og alt blev løst enormt hurtigt.

Sagt af borger i projektet til en universitetsopgave skrevet af Emil Frost og Merethe Heidi Christiansen

Et par af borgerne i projektet er blevet interviewet af nogle studerende fra Roskilde Universitet, og her fremhævede borgerne, at de oplever, at afklaringer og konkrete problemstillinger bliver løst hurtigere og på stedet frem for at strække sig over mange måneder, og det sparer også tid i kommunen.

Kaya Bilgen er enig:

- Tiden fyldte rigtig meget i starten, men noget mindre nu. Vi har fået sat ord på, hvad vi bruger tiden til. Samarbejdsmøderne er en langsigtet investering, og hos os siger medarbejderne også, at de arbejder med kvalitet frem for kvantitet. Normalt kan man godt holde fire møder med borgere ret hurtigt, men uden at komme særligt langt med en løsning. Her investerer vi tid, men får virkelig også noget fra hånden, siger hun.

 

Enkeltsagsøkonomiarkekt - et redskab der skal give tryghed om budgetterne

Sorø Kommune er i gang med at udarbejde et redskab, som har navnet enkeltsagsøkonomiarket, som skal hjælpe medarbejdere og ledere med at håndtere den strukturelle barriere for helhedsorienteret sagsbehandling, som budgetter kan udgøre.

Her kan sagsbehandlerne indstille til, at man anlægger en bred og fleksibel fortolkning i de tilfælde, hvor lovgivningen giver mulighed for at foretage et individuelt skøn. De borgere, som kommunen samarbejder med i samarbejdsmodellen, har problemer ud over ledighed og slås f.eks. med psykiske vanskeligheder, helbredsproblemer, misbrugsproblemer og økonomiske problemer.

Når sagsbehandlerne ser på den konkrete situation, som borgeren står i, så kan det åbne for, at man kan bevilge hjælp til f.eks. tandbehandling, hjælp til at undgå, at de bliver sat ud af deres lejemål, eller hjælp til medicin, så man forebygger, at borgerens problemer bliver større og skaber forhindringer for, at han eller hun kan komme tættere på selvforsørgelse. Den helhedsorienterede tilgang kan dermed betyde, at borgeren får løst nogle problemer på en billigere og mindre indgribende måde. 

Sagsbehandlerne kan dokumentere disse sager i enkeltsagsøkonomiarket, og man kan følge, i hvilke sager der er sagsbehandlet ud fra en helhedsorienteret betragtning, og så kan udgifterne til det blive udlignet mellem centrene efterfølgende.

Enkeltsagsøkonomiarket er ment som en hjælp og en tryghed for medarbejdere og ledere, så man undgår, at det er den medarbejder eller leder, der er bedst til at argumentere, som vinder en diskussion om, hvis budget der skal afholde udgiften.

Kasia Caroline Vad, der er projektleder for hele projektet i Sorø Kommune og for implementering af samarbejdsmodellen, lægger vægt på, at enkeltsagsøkonomiarket er et redskab, der hjælper til at tage dialogerne på en god måde. Redskabet og det tværgående arbejde hen over søjler og budgetter er jævnligt til diskussion på leder-, chef- og direktørniveau. 

- Vi arbejder stadig på at blive bedre til også at gå på tværs af budgetterne. Det er ikke et arbejde, man kommer i mål med alene ved at udarbejde et redskab som enkeltsagsøkonomiarket, og det er derfor også stadig under udvikling. Vi skal til stadighed insistere på at arbejde helhedsorienteret - også på økonomisiden. Og når det bliver svært, skal vi indgå i respektfulde dialoger med hinanden om dette. Her hjælper det, at vi arbejder på at udvikle et redskab, som alle bakker op om, og som vi kan hive fat i, hvis vi ikke kan blive enige, siger hun. 

Øverste billede

Lederne har fået et langt tættere samarbejde på tværs af afdelinger. Foto: Thomas Wass Evaldsen

Gruppeledernes tre gode råd:

Sørg for, at der er en projektleder, som kan køre projektet igennem hele vejen fra topledelsen og til medarbejderne. En der kan sørge for både det strategiske og det praktiske helt ned til at finde tid i folks kalendere til at mødes.

Tænk jer rigtig godt om, før I går i gang. Man skal være 100 procent helhjertede i at ville det.  Det kan være op ad bakke, og der skal investeres tid, energi og engagement. Det er et kulturprojekt lige så meget, som det er nye metoder at arbejde efter.

Brug en model, så der er noget konkret at arbejde ud fra. Sorø Kommune har brugt Socialstyrelsens model for samarbejdsmøder for udsatte unge som udgangspunkt. Den er tilpasset til målgruppen og til Sorø Kommunes specifikke behov.

Om Projekt Kerneopgaven i forandring
fremfærd borger

Sorø Kommune har udvalgt 22 borgere til at deltage i et pilotprojekt, hvor der tre gange årligt holdes helhedsorienterede samarbejdsmøder mellem borgeren og alle de sagsbehandlere og fagpersoner, som er relevante for borgeren selv. Borgeren har ejerskab til møde, dagsorden og referat. Målet er at borgeren flytter sig tættere på selvforsørgelse og at borgeren tager et større ansvar for eget liv.

De 22 borgere har det til fælles, at de alle er aktivitetsparate borgere over 30 år eller er borgere i ressourceforløb og har sager i mindst to forskellige afdelinger i kommunen.

Kommunen har arbejdet med at udvikle og implementere en samarbejdsmodel for møderne samtidig med, at der er arbejdet organisatorisk med at styrke medarbejdere og lederes kompetencer til tværgående samarbejde.

Projektet i Sorø Kommune er støttet af Fremfærd Borger.

 

Mål og forventninger til projekt Kerneopgave i forandring

Sorø Kommune forventer, at det tværgående samarbejde og den helhedsorienterede sagsbehandling vil føre følgende med sig:

Øge borgerens mestringsevne

Øge den organisatoriske effektivitet

Øge medarbejdernes arbejdsglæde

Medføre økonomiske gevinster via rettidige, målrettede og samarbejdede løsninger.

Projektet evalueres, og en gang årligt bliver der lavet en social nytteværdi analyse. Udgifter til ydelser, som borgeren modtager måles og borgeren følges, med det formål at vurdere, om der kommer en økonomisk og social gevinst ud af samarbejdet på lang sigt.

Planen er at udvide projektet til også at omfatte andre målgrupper og/eller flere borgere inden for samme målgruppe.