Heidi Hansen

Erfaringer fra to kommuner: Medarbejdere bliver 'høje' af at kigge på hverdagspraksis

Hvad sker der, når medarbejdere og ledere sætter sig omkring et bord og taler om hvad der ”forstyrrer” og tager tid fra kerneopgaven? Det blev diskuteret på en konference om fremtidens offentlige styring og ledelse i København.

Af Irene Aya Schou 22/09/2017
Fremfærd

Samskabt styring, hvor ledere og medarbejdere i fællesskab finder frem til bedre styring og ledelse, var det helt store tema, da Horsens Kommune og Høje-Taastrup Kommune delte ud af deres erfaringer under en konference om fremtidens styring og ledelse, der foregik på CBS i København.

De to kommuner er begge med i et Fremfærd-projekt, der ser på, hvordan der kan skabes mere tid til kerneopgaven ved at fjerne unødig dokumentation og ”alt det, der bøvler”.

Fælles for Horsens og Høje-Taastrup er, at medarbejdere og ledere i fællesskab har kigget på, hvad der forstyrrer i hverdagen og som kan frigøre tid til kerneopgaven.

- Hos os er vi gået til sagen ud fra en meget lavpraktisk tilgang: ”Medarbejdere og ledere omkring et bord, der taler om, hvad der bøvler i hverdagen, hvor det kommer fra, og hvad der kan gøres ved det,” sagde kommunaldirektør Lars Holte til de fremmødte på workshoppen ”Samskabt styring –Fremfærd projekter i Høje-Taastrup og Horsens Kommuner.”

Én af konklusioner fra Høje-Taastrup er, at meget af det, som medarbejdere og ledere bøvler med i hverdagen, er skabt lokalt og dermed også kan ændres lokalt altså ude på den enkelte arbejdsplads.

- Det er en mærkelig erkendelse for ledere og medarbejdere, der har været med i processen, og de stiller nu sig selv spørgsmålet: Hvorfor har vi ikke gjort noget ved det? sagde Lars Holte.

Medarbejderne blev "høje"

Blandt de ting, de ’bøvler’ mest med i Høje-Taastrup er mange og lange møder, uklare arbejdsgange og et stort antal handle- og dokumentationsplaner.

For Heidi Hansen, næstformand i hovedudvalget i Høje-Taastrup Kommune, er det vigtigste ved projektet, at medarbejderne bliver inddraget og engagerer sig i at forbedre egen hverdagspraksis.

LÆS OGSÅ: Høje-Taastrup rydder op i det, der bøvler

- Forenkling og forandring er ikke bare et ledelsesansvar. Det er et fælles ansvar mellem ledere, medarbejdere og MED, sagde hun på konferencen.

Seks lokale arbejdspladser har deltaget i projektet i Høje-Taastrup - tre hjemmeplejegrupper, to skoler og en daginstitution. Arbejdet med at finde de forstyrrende elementer, der tager tid fra kerneopgaven, er foregået på en række workshops.

- Tiden fløj afsted. Folk var helt høje, når de gik ud af lokalet og glædede sig allerede til næste workshop, de skulle deltage i. Det var simpelthen så spændende at være med, sagde Heidi Hansen.

Dokumentation skal give mening

Også Horsens Kommune har sat dokumentationen under lup. Én af de arbejdspladser, der er med i Fremfærd-projektet, er daginstitutionen Gedved.

Her er det blevet gennemgået, hvad der dokumenteres, og hvorfor det dokumenteres. Det har skabt en bevidsthed om, at dokumentation ikke må blive en selvstændig disciplin, siger næstformand i kommunens hovedudvalg, Yasmeen Hollesen.

- Den skal understøtte kerneopgaven og bidrage til en højere kvalitet i opgaveløsningen. Gennem projektet er værdien af egen-dokumentation for andre faggrupper blevet mere synlig, sagde hun på konferencen.

Selvom projektet har vist, at der nogle steder godt kan skrues ned på dokumentationen f.eks. i form af færre læreplaner, er hovedkonklusionen, at dokumentationen generelt giver mening.

Fire fremtidige fokusområder

Dokumentationen skal bare optimeres, forklarer Karin Holland, direktør for velfærd og sundhed i Horsens Kommune.

- Dokumentation har fået en dårligt klang som noget kontrolagtigt. Men i mange tilfælde fungerer den som en form for kommunikation. Kommunikation med kolleger, kommunikation med forældre og samarbejdspartnere i forhold til at skabe en fælles tænkning for børnene i Horsens, sagde hun på konferencen.

LÆS OGSÅ: Horsens endevender dokumentation: Vi vil kun lave dokumentation, der giver mening

På baggrund af arbejdet med at kortlægge den nuværende dokumentation, er man i daginstitutionen Gedved nået frem til fire fremtidige fokusområder, man gerne vil forbedre bl.a. kommunikationen til forældre og vidensdelingen om den pædagogiske metode på tværs af stuerne.

Arbejdet er allerede godt i gang bl.a. en kvalificering af skemaer til førskolesamtaler, ny skabelon til forældrenyhedsbrev og initiativer, der kan styrke overgangen fra daginstitution og skole. 

Som at være i et laboratorium

For Yasmeen Hollesen har det været interessant at se, hvad der sker, når medarbejdere inddrages og der skabes rum til nysgerrighed og refleksion.

- Det er rigtig spændende at få lov at kigge på egen praksis sådan lidt laboratorium-agtigt. Det bliver meget praksisnært, men det er også ressourcekrævende, og det tager let et halvt til trekvart år, før man er igennem en enkelt arbejdsplads, sagde hun på konferencen.

Horsens og Høje-Taastrup arbejder nu videre på at sprede metoden til andre dele af kommunen. 

Billede1: Heidi Hansen, næstformand i hovedudvalget i Høje Taastrup Kommune

Billede2: Deltagere i workshoppen

Om projekt "Mere kerneopgave mindre bureaukrati"

Horsens og Høje Taastrup Kommuner er begge med i Fremfærd projektet "Mere kerneopgave og mindre bureaukrati.

Projektet har til formål at udvikle metoder til afbureaukratisering - i bred forstand - der tilgodeser de tre bundlinjer trivsel, kvalitet og økonomi. At opnå ny viden om, hvad der virker i hvilken sammenhæng, og hvad er det for barrierer, kommunerne oplever i forhold til afbureaukratisering.

Projektet tager udgangspunkt i læringspointer fra Tina Øllgaard Bentzens ph.d. om tillidsbaseret ledelse og styring.

Om konferencen

Konferencen 'Fremtidens offentlige styring og ledelse' var arrangeret af 'Forum for fremtidens offentlige styring og ledelse' og foregik på CBS i København. På konferencen præsenterede to Fremfærd-projekter i henholdsvis Horsens og Høje-Taastrup Kommuner deres erfaringer med at arbejde med samskabt styring. 

Plakat: Vejren til bedre styring