Lau Svendsen-Tune og Dennis Kristensen

Derfor skal vi afbureaukratisere

Alle er enige om, at afbureaukratisering er en god idé. Men hvorfor gør vi det så ikke bare? Fremfærd søsætter et nyt stort projekt, der skal udvikle metoder til afbureaukratisering. En repræsentant fra arbejdsgiverne og en fra arbejdstagerne giver her deres bud på, hvorfor afbureaukratisering er nødvendig. 

Af Mia Dalby Larsen 16/09/2016
Fremfærd

Hvordan leverer kommunerne bedre velfærd til borgerne i en virkelighed, der forandrer sig konstant og med høje forventninger fra både borgere og politikere?

Et af svarene er gennem afbureaukratisering. Et nyt stort projekt i regi af de kommunale parters fælles initiativ Fremfærd skal de kommende år udvikle metoder til afbureaukratisering i kommunerne.

Vi har bedt to medlemmer af Fremfærds bestyrelse - en kommunal arbejdsgiver og en repræsentant for de kommunale arbejdstagere - om at give deres bud på, hvorfor kommunerne skal have fokus på at afbureaukratisere, og hvorfor det ikke bare er noget, der sker af sig selv.

Hvorfor skal kommunerne afbureaukratisere?

- En væsentlig grund er, at der er et spild af ressourcer, hvis vi bruger dem forkert. Afbureaukratisering kan frigøre noget tid og nogle kræfter, som vi kan bruge til velfærd og service til borgere og virksomheder, siger Lau Svendsen-Tune, der ud over at være medlem af Fremfærds bestyrelse, til daglig er kommunaldirektør i Vordingborg Kommune.

Dermed står han hver dag med de udfordringer og dilemmaer, der er forbundet med at få bureaukrati, dokumentation og en organisation med motiverede medarbejdere til at gå hånd i hånd.

- Borgeren skal have det maksimale ud af den velfærd og service, vi stiller til rådighed, og de ansatte skal have mulighed, plads og rum til at bruge deres faglighed, så de får nogle arbejdsvilkår, hvor de får lov at gøre en forskel for den enkelte borger, siger næstformand i Fremfærds bestyrelse og formand for FOA, Dennis Kristensen. Hans medlemmer er blandt dem, der forventes at skabe velfærd for borgerne.

De ansatte er i centrum, når kommunerne skal kigge på, hvor de kan skære unødvendige regler og dokumentation fra. Begge repræsentanter er enige om, at medarbejdere og ledere er hovedaktører, når der skal fostres nye ideer, og de kommunale kerneopgaver fortsat skal udvikles.

- Hvis bureaukratiet står i vejen for, at vores medarbejdere synes, det er muligt at tænke i kreative løsninger, så bliver det et stort problem i forhold til behovet for, at vi får nytænkt den offentlige service. Man kan føle sig kontrolleret unødigt, og man kan føle, at det, man laver, ikke er meningsgivende. Hvis bureaukratiet fjerner motivationen, så mister vi en væsentlig parameter i det, vi kæmper for i den offentlige sektor i øjeblikket – nemlig at lykkes med vores opgaver og leve op til de forventninger, som man berettiget kan have til os, siger Lau Svendsen-Tune.

Bureaukrati med lommecomputere

Sådan et eksempel bringer Dennis Kristensen gerne på banen. I 2003 indførte man fritvalgsordningen, og kommunerne skulle finde ud af, hvad de selv brugte timerne på i hjemmeplejen for at kunne lægge den ud til private firmaer.  De ansatte fik en lille håndholdt computer, hvorpå de registrerede, hvornår de kom, hvornår de gik og hvad, de lavede hos borgeren.

- Der fik vi lavet et fantastisk stort bureaukrati, og kommunerne mistede effektiv tid, hvor de ansatte stod og tastede, mens borgeren oplevede, at den ansatte stod med næsen nede i en håndholdt computer i stedet for at koncentrere sig om den ældre. Og den ansatte kunne ikke se meningen i, hvorfor hun skulle bruge tid på det, når hun forfærdeligt gerne ville bruge tiden på borgeren, fortæller Dennis Kristensen.

Netop mening er et nøgleord, for det er ikke alt bureaukrati og ikke al dokumentation, der er af det onde.

- Vi skal passe på, at vi ikke helt underkender behovet for dokumentation. Udfordringen er at definere, hvad der er overflødigt bureaukrati og unødvendig dokumentation. Det er jo det, som vi er enige om skal væk, siger Lau Svendsen-Tune.

- Jeg vil gerne understrege, at både af hensyn til de ansatte, til den administrative ledelse og til skatteborgeren, så er der ting, der skal registreres og dokumenteres. F.eks. når det gælder samarbejdet mellem forskellige personalegrupper og folk, der arbejder på forskellige tidspunkter af døgnet. Det er nødvendigt, at man ved, hvad der skete sidst. Noget dokumentation er jo fagligt fornuftigt, siger Dennis Kristensen.

Vi skal vide, hvad der virker

Set fra kommunaldirektørens stol handler dokumentation også om at vise, hvad der virker.

- Vi skal bruge dokumentation til at vise, hvad der virker bedst, fremfor at vi går rundt med synsninger eller holdninger. Og så skal vi kunne dokumentere vores succeser. Vi vil gerne vise omverdenen, hvad vi laver og kunne fejre det, når vi når vores mål. Vi skal fra ledelsens side være dygtige til at sige, hvad er det for noget dokumentation, vi gerne vil have og hvad er det, vi skal forsøge at fjerne, siger Lau Svendsen-Tune.

Han påpeger også, at kommunerne kan starte med at se på, hvad de selv kan afskaffe.

- Vi kan gå i dialog med hinanden om, hvad vi virkelig mener alvorligt, og hvad personalet oplever, der virker i praksis. Der er er ingen tvivl om, at der ligger en hel del lokalt, og som ikke er vedtaget i Folketinget. Vi skal også rydde op i vores egen del, og det gør vi bedst i en tæt dialog med ”fagligheden”, siger han.

Men sådan har vi altid gjort...

Men når nu alle er enige om, at man skal fjerne det bureaukrati, der ikke giver mening. Hvorfor gør vi det så ikke bare?

- Hvis vi ser det fra ledere og medarbejderes fælles perspektiv, så tror jeg, der er en barriere, der hedder ’Sådan har vi altid gjort, og det nytter ikke at sætte spørgsmålstegn ved det’, siger Dennis Kristensen.

Han mener, at der for lederne er et dilemma, hvis de føler sig nødsaget til selv at have styr på detaljen. Enten fordi de selv har behovet, eller fordi ledelsen over dem af politiske hensyn har behovet. Fra medarbejdernes side kan der være en vis træthed og manglende tro på, at det nytter noget, når man kommer med en idé eller en betragtning, der kunne give mere tid til kerneopgaven.

- Den væsentligste udfordring for både ledelse og medarbejdere er at tro på, at der er en gevinst at hente, hvis vi fjerner det, der ikke giver mening, siger han.

- Hvis medarbejderne har blik for noget, så skal de fortælle os om det, men det er jo lidt hønen og ægget. Hvis de ikke har tillid til, at det bliver håndteret på den rigtige måde, og der ikke er en ordentlig dialog mellem medarbejdere og ledelse, så kommer fortællingerne og aha-oplevelserne ikke højt nok op i systemet. Vi skal sikre nogle gode kanaler, så medarbejdernes viden kommer frem til beslutningstagerne, siger Lau Svendsen-Tune. 

Tillid til faglighed

Dennis Kristensen ser også tillid som det klister, der kan få afbureaukratiseringen i gang. Den administrative ledelse skal nemlig have tillid til de ansattes faglighed.

- Ledelsen kan jo beslutte sig til at sige: ’Vi tror på medarbejderne til det modsatte er bevist. Vi ved, at de kommer ud på arbejdspladsen med en faglig rygsæk, og at de er gode til deres arbejde’. Og i den forbindelse taler vi også om tillid fra dem, der ikke selv har forstand på det pågældende fagområde, men mere har forstand på regneark og kvalitetsudvikling, siger han.

Han påpeger, at når de ansatte står ansigt til ansigt med borgerne i folkeskolen, i børnehaverne, på plejecenteret eller på det psykiatriske bosted, så har de brug for rum til at agere fremfor manualer, der fortæller dem, hvad de skal gøre hvornår.

- Det lukker jo også for, at borgeren får maksimal indflydelse på, hvad det er for en velfærd, han får. Der er brug for et samspil og samarbejde mellem ansat og borger om, hvad det er, vi skal gøre her og nu.

- Hvis medarbejdernes faglighed bliver brugt på den rigtige måde, så er der mange ting, der bliver bedre. Man skal afbalancere medarbejdernes ønsker og behov med ledelsens ønsker og behov. Hvis man kan forsvare og forklare det, så siger medarbejderne som regel, at de er med på den. Men det kræver, at vi tager dialogen, siger Lau Svendsen-Tune.

Om 'Mere kerneopgave - mindre bureaukrati'

Parterne på det kommunale arbejdsmarked har sat projektet ’Mere kerneopgave – mindre bureaukrati’  i gang i regi af Fremfærd. De kommende år skal projektet undersøge og sprede viden om metoder til afbureaukratisering. Hvad virker, i hvilken sammenhæng, og hvad er det for nogle barrierer, som kommunerne oplever i forhold til afbureaukratisering.

I en række delprojekter skal der lokalt i samarbejde med kommuner og kommunale arbejdspladser tænkes nyt. Delprojekterne vil dels arbejde med frisættende styring og ledelse og dermed fokusere på råderummet for ledere og medarbejdere inden i kommunerne. Dels vil de sætte fokus på kommunernes relation udadtil - nemlig kontakten mellem borgere og medarbejdere. 

Projekterne skal opnå resultater, der kan sikre bedre velfærd, et godt arbejdsmiljø og effektivisering af opgaveløsningen.

Fremfærd er de kommunale parters fælles initiativ, og projektet ’Mere kerneopgave – mindre bureaukrati’ blev aftalt ved overenskomstforhandlingerne mellem KL og Forhandlingsfællesskabet i 2015.

Læs mere om Fremfærd her. 

To pointer om afbureaukratisering

Hvis bureaukratiet står i vejen for, at vores medarbejdere synes, det er muligt at tænke i kreative løsninger, så bliver det et stort problem i forhold til behovet for, at vi får nytænkt den offentlige service.

Lau Svendsen-Tune

Hvis vi ser det fra ledere og medarbejderes fælles perspektiv, så tror jeg, der er en barriere, der hedder ’Sådan har vi altid gjort, og det nytter ikke at sætte spørgsmålstegn ved det’,

Dennis Kristensen