Landsbyen Sølund, landets største samlede botilbud til borgere med udviklingshæmning, i Skanderborg, har sammen med firmaet Sekoia, udviklet en ny dokumentations- og kommunikationsplatform, som gør det nemt at dokumentere indsatserne hos de enkelte borgere og sikre, at opgaverne bliver løst på samme måde, uanset hvem der er på arbejde.

For socialpædagog Anna Christensen har overgangen til det nye dokumentationssystem krævet en stor kulturændring.

- Det var en hård start og ret voldsomt for nogle kolleger at skulle gå fra gule lapper og en fysisk Mayland-kalender til et digitalt system og apps på en skærm. For andre gik det ret hurtigt. Jeg er superbruger og har rollen som den, der skal motivere mine kolleger. Der er en meget mere positiv stemning nu. Undtagelsen er, når det trådløse netværk går ned, så går hele it-systemet ned, siger hun.

"Man tror det er løgn"

Medarbejderne kan tilgå den nye IT-platform via en touchskærm, der hænger i alle beboeres lejligheder. Her kan man bl.a. trykke på ”Opgaver”. Dernæst popper en oversigt op over alle de opgaver, som medarbejdere og ledere i fællesskab har besluttet er de opgaver, der understøtter borgerens behov i løbet af en dag.

- Da vi skulle lave de her opgavebeskrivelser, fandt vi ud af, at vi i kollegagruppen løser opgaverne på så mange forskellige måder, at man tror, det er løgn. Der er ingen måder, der er mere rigtige og forkerte. Men nogle beboere har brug for, at opgaven løses på samme måde hver gang. Vi fandt også ud af, at vi gjorde mange unødvendige ting f.eks. at vaske kørestolen hver dag i stedet for én gang om ugen, siger Anna Christensen.

Alle 700 medarbejdere på Sølund, der drives af Skanderborg Kommune, har fået undervisning i at betjene det nye system. Det kræver tilvænning at indføre en praksis, hvor alt skal dokumenteres, og hvor man skal arbejde meget systematisk.

- Medarbejderne er ved at få erfaringer med, at det giver god mening med en fælles tilgang til borgeren. Systemet er nemt at bruge, og det hjælper os med at huske de ofte mange forskellige ting, vi bliver enige om på personalemødet, siger Anne Christensen, der er faglig leder i Landsbyen Sølund.

Dagligdags gøremål kobles med indsatsmål

På touchskærmen kan man også klikke på ”Indsatser” og få et overblik over særlige indsatsområder. På den måde kan man koble de mere langsigtede indsats- og handleplaner med konkrete dagligdags opgaver – og analysere, hvilke indsatser, der virker, og hvilke, der ikke virker.

- Indsatsmål kan nemt komme til at ligge i en skuffe uden at blive brugt. Nu har vi det hele elektronisk og kan trække data ud og lave grafer og hypoteser, som vi kan teste. Hvordan går det med vores mål, når vi alle er systematiske omkring at udføre de samme handlinger dag efter dag? siger Søren Lytzau, udviklingskonsulent på Sølund.

Også hændelser registreres. Det kan være, at borgeren lider af epilepsi. Hvis borgeren har haft en krampe, kan man registrere forskellige ting omkring hændelsen i systemet og trække data ud og analysere det.

Før i tiden opstod der tit diskussion om faktuelle forhold, f.eks. hvor ofte en beboer var ude at gå tur.

- Vi sad tit på personalemøder, når vi skulle evaluere handleplansmål og var uenige. 'Hun går hver dag.' 'Nej, hun går kun én gang om ugen.' Der var mange, der synes et eller andet. Nu er der ingen tvivl. Vi har registreret det og kan trække en log: Hvor mange gange var borgeren ude at gå de sidste 20 dage? siger Anna Christensen.

På den måde bruges data nu som udgangspunkt for personalemøder. Her har man som kontaktperson ansvaret for, at relevant data er trukket ud om borgeren.

- Der er rigtig meget øvelse i at finde ud af, om vi spørger til det rigtige. Det finder vi ud af, når vi står med data. Giver det overhovedet mening? Nogle gange finder vi ud af, at vi har målt på det forkerte, eller at registreringerne har været mangelfulde. Og sådan er det med systemer. De er ikke bedre end den måde, vi betjener dem, siger Anne Christensen.

Villighed til at arbejde systematisk    

Hovedparten af landets kommuner har borgere, der bor i Landsbyen Sølund. Og med det nye system tilvejebringes oplysninger, som mange af kommunerne efterspurgte.

- De har bevaret tilliden til os. Det er svært at blive ved med at sige, at vi skal have en høj pris, hvis man ikke samtidig kan gå ind og dokumentere, hvad de får for pengene, siger Lone Bahnsen Rodt, der godt kan skrive under på, at datadrevet pædagogik er kommet for at blive.

Det handler i bund og grund om, at man kender den virkelighed, man baserer sine pædagogiske valg på.

- Der er ikke længere plads til det, jeg kalder den privatpraktiserende socialpædagog, der alene baserer sine valg på, at hun kan mærke, hvad der er det rigtige at gøre. Der skal selvfølgelig være plads til intuition og mavefornemmelse, men vi er nødt til at koordinere, hvad det er, vi har fokus på, og hvordan vi gør. Det kræver frem for alt en villighed til at arbejde systematisk. Uden det kommer vi ikke ret langt, siger leder Lone Bahnsen Rodt.

Borgeren kan også selv bruge touchskærmen til at se billeder, høre radio eller se, hvilken mad der serveres om aftenen. Og som vikar, studerende eller ny medarbejder giver systemet stor tryghed.

- Som ny kan du altid se, hvad du skal lave, og du ved, hvor de kan finde viden. Og kender du ikke borgeren, trykker du bare på knappen: ”Hvem er jeg?”. Så kommer der et lille skriv om borgeren. Vi ved, at vi bliver målt, og vi ved, at målinger er kommet for at blive. Med dette system er det os, der bestemmer, hvad vi skal måles på, og hvad vi måler. På den måde er vi et skridt foran, siger Søren Lytzau.