Jobrotation er en fast og vigtig ingrediens i efteruddannelsesindsatsen i Aarhus Kommune – og med godt resultat, vurderer Børn og Unge, en af de magistrater, som mest systematisk gør brug af jobrotation. Siden 2012 har jobrotation her været brugt systematisk til at efteruddanne større medarbejdergrupper på skoler og i dagtilbud, herunder administrative medarbejdere, teknisk service-medarbejdere, pædagoger og lærere. 

- Jobrotation er en rigtig god ordning, som vi bruger meget. Det er mere besværligt end tidligere, men der er stadig ingen tvivl om, at gevinsterne mere end opvejer ulemperne, siger Anders Probst-Jensen, konsulent for det rummelige arbejdsmarked i HR og Kommunikation i Aarhus Kommune og ankermand i mange af kommunens centralt organiserede jobrotations-projekter.

- Vi har ikke sat tempoet ned, efter at reglerne for jobrotation er lavet om. De nye regler giver både fordele og ulemper. Den største ulempe er, at rotationsreglerne hindrer medarbejderrokader under et rotationsprojekt, siger han.

Aarhus Kommune har ofte svært ved at finde kvalificerede ledige, der kan vikariere for specialiserede medarbejdere og vil derfor gerne bruge faste medarbejdere med generalistopgaver som vikarer for specialister og lade ledige vikariere for generalisterne, men det er ikke muligt ifølge gældende regler.

Mere intensive læringsforløb

Især på ét punkt udmærker jobrotation sig i forhold til de øvrige veje for efteruddannelse, som Aarhus Kommune benytter sig af, pointerer Anders Probst-Jensen: Medarbejdere kan komme på kursusforløb af en eller flere ugers varighed frem for enkeltstående kursusdage.

- Derved kan vi lave et intensivt forløb, hvor deltagerne bedre kan kon-centrere sig om at lære nyt, uden at bunkerne vokser imens derhjemme. Det er meget værdifuldt.

En anden stor gevinst ved jobrotationsordningen er, vurderer Anders Probst-Jensen, at kommunen kan samle en stor gruppe medarbejdere, der laver præcis det samme, men på forskellige lokaliteter, og sende dem sammen på uddannelse. 

- Det giver deltagerne både en oplevelse af større kvalitet i arbejdslivet og bedre arbejdsprocesser, hvilket der er hårdt brug for i en tid, hvor dagsordenen i alle kommuner er, at der skal laves mere for færre penge, siger han.

Tæt samarbejde om undervisningen

I magistratens større rotationsprojekter er der typisk to eller tre hold á 25 deltagere af sted på fire til otte ugers kursus, mens en vikargruppe på 25 ledige passer kursusdeltagernes jobfunktioner.

Efteruddannelseskurserne foregår på en uddannelsesinstitution som fx VIA University College eller Aarhus Tech, men det faglige indhold er kommunen selv med til at udvikle. Det er vigtigt for at opnå stort udbytte, har kommunen erfaret. I et enkelt projekt for administrative medarbejdere har kommunen sammen med VIA udviklet et særligt praksisrettet administrationsforløb, hvor kommunens faglige specialister supplerer undervisningen med cases og systemkendskab. 

- På den måde er der hele tiden både en teoretisk specialist og professionel underviser og en fagspecialist for lige netop den del, der bliver behandlet. Organisatorisk har det været en kæmpe gevinst. Det centrale niveau er kommet tættere på det decentrale niveau, og det kan kun lade sig gøre med brug af rotationsvikarer, da vi ellers ikke ville kunne frigive så mange medarbejdere på én gang.

Jobrotationsprojekterne bliver grundigt evalueret, og evalueringerne viser, at både deltagende medarbejdere og de ledige vikarer oplever at få et stort udbytte. 

- Deltagerne får ikke alene ny viden, de gentænker typisk også deres professionelle rolle og får et nyt perspektiv på deres arbejdsliv, siger Anders Probst-Jensen

Forbered vikarerne godt

De ledige, som skal vikariere, får et introforløb, som kommunen har de-signet i samarbejde med jobcenteret, før vikariatet starter. Her kommer de ledige ud i to ugers virksomhedspraktik på en af de arbejdspladser, hvor de skal være vikar. De får en overordnet introduktion til organisationen og systemerne, og det forebygger ængstelse hos såvel vikarerne som lederne om, hvordan det skal gå, fortæller Anders Probst-Jensen.

Han modtog for nylig en mail fra en tidligere rotationsvikar, som skrev: 

Det har været en oplevelse på godt og ondt at være vikar uden at have særlige dybdegående forudsætninger. Men hold da op hvor har det været lærerigt! En oplevelse, jeg bestemt ikke ville have været foruden! Jeg er stolt af at kunne skrive en hel del ekstra på mit cv nu og samtidig have lært så mange skønne kolleger – OG BØRN – at kende!

Den slags udbytte er med til at opveje det besvær, der også er forbundet med jobrotation, understreger Anders Probst-Jensen.

Der er ingen tvivl om, at alle lige skal lægge sig lidt mere i selen for at få enderne til at mødes i et jobrotationsprojekt. Parterne skal samarbejde og være parate til at klippe en tå og hugge en hæl for at få jobrotation til at virke. I større jobrotationsprojekter samles derfor altid en styregruppe og en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra faglige organisationer, ledelse, jobcenteret og uddannelsesudbyderen.

- Vores projekter havde været en skygge af sig selv, hvis ikke alle parter var med. Samarbejdet løser udfordringer, vi ikke selv var opmærksomme på, og udviklingsmulighederne er langt større, når alle pejler efter det samme mål, siger Anders Probst-Jensen.

Han lægger også stor vægt på at få synliggjort de gode resultater med jobrotation:

Alle parter skal have fordelene in mente, når kommunale ledere skal tage stilling til, om de vil tage imod en jobrotationsvikar, som måske ikke har alle forudsætningerne for at løse opgaverne, og som måske får job undervejs, så en ny vikar skal køres ind. 

Forhindringer undervejs

Gavn af jobrotation forudsætter også, at der er godt styr på administrationen. Aarhus Kommune har indkøbt et it-program, der gør det mere enkelt for de kommunale ledere at administrere jobrotation. Men trods systemet er administrationen en opgave, man ikke må undervurdere, lyder rådet fra Anders Probst-Jensen. 

Især ved store projekter for over 25 medarbejdere fordelt på forskellige adresser er det besværligt, hvis der ikke er en projektledelse, som koordinerer og ansøger om jobrotationsydelse. Små projekter ser han som langt lettere at administrere. De giver mulighed for, at selv det at give alle medarbejdere et førstehjælpskursus kan dækkes ind af ekstra hænder, påpeger han:

- En afdelingsleder kan komme i gang bare ved et enkelt opkald til jobcenteret, og et lille projekt kræver ikke styregruppe, men jeg anbefaler at lade en administrativ medarbejder have som fast opgave at indhente refusion for alle gyldige kursusaktiviteter. Jobrotation skal være noget, man gør hele tiden. Ellers bliver det for stort et arbejde at sætte sig ind i det.

Et andet råd er at afsætte god tid til at finde ledige, der egner sig som vikarer. Aarhus Kommune oplever, at det ofte er svært at finde en ledig med præcis de kvalifikationer, som matcher den medarbejder, som skal på efteruddannelse. 

At det også er nødvendigt at have faste procedurer, der sikrer den ledige et godt vikarforløb, har Aarhus Kommune lært på den hårde måde. I et stort rotationsprojekt, hvor mange medarbejdere på skift er af sted på kursus, er de ledige vikarer tilknyttet flere arbejdspladser, og det er en udfordring, som kommunen i starten ikke viede nok opmærksomhed.

- Det er svært for vikaren at gøre sig gældende på fire forskellige arbejdspladser. Derfor er særlig vigtigt at kommunikere tydeligt, hvem der er hvor hvornår, så både arbejdspladserne og de deltagende vikarer hele tiden er opdateret. Vi er også blevet skarpere på, hvordan vi tager imod de vikarer, der kommer ud. Hvem er tovholder, og hvem sørger for introduktionen? siger Anders Probst-Jensen.