SPARK

skole

Skole fik støtte til at prioritere i pressede perioder

På Sortebakkeskolen havde medarbejdere og ledere brug for støtte til at prioritere de daglige opgaver bedre. Det fik de i SPARK-forløb, hvor værktøjer og gode dialoger kom på banen.

Af Mette Voss 16/10/2017

På Sortebakkeskolen i Rebild Kommune har MED-udvalget for nylig været igennem et SPARK-forløb med konsulent Karin Thomassen. MED-udvalget havde søgt SPARK om støtte, da skolen havde brug for nogle værktøjer til at hjælpe med prioriteringen af opgaver i pressede perioder. Det fik de, og som en ekstra dimension fik de også gjort MED-udvalgets arbejde tydeligere for resten af medarbejdergruppen.

- En lærers pressede perioder er, når der er skole-hjem-samtaler, når der skal laves elevplaner, og når der er prøver. Vi snakkede meget om, at vi er nødt til prioritere, at bordet er ryddet inden, så det kan ikke hjælpe noget, at man har en frygtelig masse stile, der skal rettes på det tidspunkt. Det er bare noget med at holde skruen i vandet og så komme over de perioder. Det ved vi jo godt alle sammen, men når det kommer på skrift, så bliver det meget mere tydeligt, siger Gitte Rubæk, der er skoleleder på Sortebakkeskolen.

Som en hjælp til at prioritere tiden, arbejdede MED-udvalget med prioriteringstrekanten, der er et godt værktøj, til at finde ud af, hvilke opgaver der skal prioriteres hvornår. Trekanten er efterfølgende blevet afprøvet til personalemøder for alle medarbejdere og hængt op på lærerværelset, så den inspirerer til brug i det daglige. I forlængelse af arbejdet med prioriteringstrekanten, afprøvede MED-udvalget dialogværktøjet ”Kvalitet i kerneydelsen”, der gik ud på, at de i fællesskab skulle drøfte forventninger til opgaveløsningen. De drøftede både tid, faglig udvikling og større indblik i hinandens faglige overvejelser og arbejdsgange.

- Vi fik nogle forskellige værktøjer, som vi også har sat i gang ude hos medarbejderne. Blandt andet arbejdede vi med prioriteringstrekanten, så vi kunne få hjælp til, hvordan vi undgår at komme ud i de stressede perioder. Bagefter fortalte vi om værktøjet på personalemøderne, og så lod vi dem selv arbejde med det. Det brugte vi et par personalemøder til. Vi har også opfordret til, at de bruger det ude i deres teams. Så de ikke bare bruger det på møder, men også ude i hverdagen, siger Gitte Rubæk.

De konkrete værktøjer har været givende.

- Det er altid godt med sådan noget, for det sætter gang i noget snak, og det er også lige præcis det, vi gerne vil opnå, siger AMR på Sortebakkeskolen Dan Jensen.

Større kendskab til MED

MED-udvalget ønskede at udvikle en struktur for deres møder, så det blev muligt at binde de konkrete temaer, som MED har i fokus, sammen med de konkrete inputs, der kan komme fra kollegerne om de enkelte temaer. De videreudviklede derfor på deres årshjul, så MED-repræsentanterne kunne være på forkant og sikre medarbejdernes input til konkrete sager og temaer. MED præsenterede årshjulet for kollegerne og giver nu mundtligt referat fra møderne, der binder MED-udvalgets arbejde sammen med det faglige arbejde. På den måde bliver det både meningsgivende i en travl hverdag, og det giver øget synlighed om, hvordan kollegerne kan bruge MED, og hvordan MED kan bruge deres perspektiver temadrøftelser.

Det handlede også om, hvordan MED-udvalget lettest og tydeligst kunne kommunikere til medarbejderne. I fællesskab fik de identificeret, hvilke kommunikationskanaler der kunne være relevante. Det gjorde de ved at tage afsæt i, hvad der fanger i den daglige færden: Hvad bliver blikket for eksempel tiltrukket af? Det resulterede i enkle, stort tegnede og skrevne posters fra MED, ophængt synligt for alle. Her kan temaerne fremgå, og man kan for eksempel sætte fotos op af MED-repræsentanterne. Egentlig er det kun fantasien, der sætter grænser når synlighed er ønsket.

- Vi havde brug for at finde ud af, hvordan vi profilerer os over for medarbejderne. Hvordan får vi dem til at forstå, hvad MED er? At det ikke er mit organ som leder, men det er faktisk medarbejdernes organ. Vi var ikke helt sikre på, at alle havde forstået, at de til enhver tid kan bringe noget op i MED-udvalget, som vi så behandler, siger Gitte Rubæk.

Det var ikke fordi, der ikke var information om MED inden SPARK-forløbet, men informationen var ikke så håndgribelig for medarbejderne.

- På alle vores medarbejdermøder er der altid nyt fra MED, men det virkede ikke som om, folk var særligt interesserede, og vi havde aldrig nogen, der kom og bragte noget til bords. Karin formåede at få stillet skarpt på, hvordan vi skal arbejde for at blive synlige i organisationen. I dag er jeg sikker på, at der ikke er nogen, der ikke ved, hvad vi arbejder med, siger Gitte Rubæk.

Mere konkret information på personalemøderne er en af tingene, der er blevet gjort, og så har MED-udvalget også fået sit eget hjørne på lærerværelset, hvor al information hænger. Samtidig var det et ret nyt MED-udvalg, der skulle finde sine ben at stå på.

- Vi skal finde ud af, hvad vores roller er i det her. Forløbet hjalp rigtig meget til at finde ud af, hvad vi skal. Det er for eksempel en del år siden, jeg var på MED-uddannelse. Som MED-udvalg er vi blevet mere tætte. Vi har lært hinanden bedre at kende, vi kommer jo fra forskellige afdelinger og arbejdsgrupper. Det er en af styrkerne ved MED, at man hører lidt om de andre områder, siger Dan Jensen og fortsætter:

- Vi snakkede en del om, hvad vores opgave er. Hvad er det, vi skal? Og hvor stor en informationsstrøm vil vi sende? Vi skal finde balancen i det. Vi skal jo ikke bombardere vores kolleger.

Udvalgets medlemmer mærker en tydelig forandring i interessen for arbejdet, efter de er begyndt at være mere konkrete i deres information og måde at tale om udvalgets arbejde på.

- Før sagde vi bare: Nu har vi MED-udvalgsmøde, har I noget? Det var alt for åbent, der kom stort set aldrig noget. Nu gør vi det, at vi på afdelingsmøde, eller når det passer, siger: ”Næste gang skal vi drøfte det og det, har I noget til det?” Så bliver det mere konkret for dem, siger Dan Jensen og Gitte Rubæk supplerer:

- De er også begyndt at læse vores referater fra møderne. Det er så skønt, at de spørger interesserede ind til det, det har de aldrig gjort før, siger Gitte Rubæk.

Ansøg nu
Udfyld ansøgning

Læs mere om, hvordan SPARK kan hjælpe jeres arbejdsplads.

Det tilbyder SPARK

Søg et gratis forløb med en SPARK-konsulent .

Se hvordan I søger her. 

Konsulentens kommentar
Karin

MED-udvalget på Sortebakkeskolen ønskede at sætte fokus på arbejdspres og prioritering af opgaverne. Vi arbejdede derfor med prioriteringstrekanten, hvor MED-repræsentanterne var inddelt i grupper efter arbejdsfællesskab; lærerne, pædagogerne og teknisk administrativt personale. Prioriteringstrekanten har sin styrke i den daglige prioritering af kerneydelserne; særligt når der er udsigt til, at man ikke når i mål med alle opgaver den dag. Det kan give mulighed for at man som medarbejder kan gå hjem fra arbejde med følelsen af, at have nået det vigtigste, fordi man er helt klar over, hvad der er det vigtigste, og hvad der kan puttes ind i kalenderen senere på ugen/måneden.

Dialogværktøjet ”Kvalitet i kerneydelsen” hjælper grupper, der har et arbejdsfællesskab med at få forventningsafstemt om en central fælles kerneydelse, som fx elevplaner. Hvad er vores standard, hvornår er vi over standard, og hvornår er opgaven løst under standard? Det giver gode faglige drøftelser kombineret med et blik for, hvor forskelligt man kan opfatte en opgaveløsning samtidig med at det kan frigøre tidsressourcer og mindske stress.

Jeg oplever at MED-udvalgene på arbejdspladserne ”slås” lidt med at få kommunikationen til at flyde mellem dem og medarbejderne. Det kan handle om manglende overskud i en travl hverdag, det kan handle om, hvorledes den enkelte oplever det som relevant, hvis MEDs kommunikation ikke er kontekstsat ind i daglig praksis. Det skal give mening for den enkelte medarbejder. MED-udvalgene kan med fordel være undersøgende og nysgerrige på, hvorledes de kan fange opmærksomhed og interesse; hvor er de mest oplagte kommunikationskanaler – hvor kan MED få deres arbejde og budskab gjort synligt på arbejdspladsen, og hvordan får MED inddraget kollegerne i dialogen? Sortebakkeskolen har haft held med deres indsats og kan måske inspirere andre til det samme.

Find værktøjerne

Hos arbejdsmiljøweb kan du finde to af de værktøjer, som SPARK-konsulent Karin Thomassen brugte sammen med MED-udvalget på Sortebakkeskolen. 

Prioriteringstrekanten:

Kvalitet i opgaveløsningen: (øvelsen findes på side 4)