Gedved

Daginstitution efter servicetjek: Nu laver vi kun dokumentation, der giver mening

Medarbejdere og ledere på en daginstitution i Horsens Kommune har endevendt al dokumentation. Det har givet bedre forældrekontakt, færre skemaer og mere videndeling mellem kolleger. "Det frigiver energi at få et mere retvisende billede af egen praksis," lyder det.

Af Irene Aya Schou 19/04/2018
Fremfærd

Findes der dokumentation, der ikke giver mening? Kan der skrues ned for antallet af handle- og læreplaner uden, at det går ud over kerneopgaven? Og hvad med møder, sprogvurderinger, BørneIntra og forældresamtaler? Kan det gøres på en mere optimal måde?

Det er nogle af de spørgsmål, der har været oppe at vende på Daginstitution Gedved uden for Horsens, en integreret institution for over 100 vuggestue- og børnehavebørn. Her har en gruppe medarbejdere og ledere gennem et halvt år sat dokumentation og hverdagspraksis under lup som led i et større projekt.  

Formålet har været at fjerne, forandre og forankre dokumentationsopgaver, så der skabes øget kvalitet, effektive arbejdsgange og trivsel blandt medarbejderne.

Ud over læreplaner, sprogvurderinger, handleplaner og dokumentation i forbindelse med overlevering til skolen, har en arbejdsgruppe undersøgt førskolesamtaler med tilhørende forældresamtaleskema og dokumentation rettet mod forældre bl.a. det ugentlige nyhedsbrev, Ugenyt.

Tanker fylder mentalt

Og lad det være slået fast med det samme: Der er 'noget at komme efter', selvom én af de vigtigste erfaringer fra projektet er, at mange af de ting, der dokumenteres i børnehaver og vuggestuer, er noget, man selv ”opfinder” lokalt. I Daginstitution Gedved er oplevelsen, at der ikke er så meget skal-dokumentation, som man gik og troede.

- Det har frigivet energi at få et mere retvisende billede af dokumentationspraksis, fordi tanken om alt det dokumentation, man skulle udfylde, har fyldt på det mentale plan, siger assisterende leder Henriette Stein Carlsen.

For pædagog Dorte Steffensen har det frigivet energi, at medarbejderne er blevet inviteret med ind i et rum, de normalt ikke har adgang til.

- Som medarbejdere har vi været rigtig meget på banen og har fået medejerskab. Vi har bl.a. prøvet nogle nye ting af i vuggestuen og fået positiv respons fra forældrene, siger hun.

Videndeling på tværs

Pædagogiske læreplaner, der beskriver, om de tiltag, der sættes i værk på stuerne, også har en effekt på børnene, er én af de få ting, der skal dokumenteres i en daginstitution. Disse læreplaner har derfor været genstand for stor opmærksom i Gedved og er blevet forankret mere i praksis.

Hvad bruges planerne til? Er det et redskab, der alene skal gøre politikere og folk højere oppe i systemet tilfredse? Eller kan de bruges som arbejdsredskab i forhold til faglig sparring mellem pædagogerne?

- I starten talte vi om, at når vi dokumenterer læreplaner, så er det lidt det samme, vi dokumenterer og de samme ord, vi bruger. Her har det været godt at få vendt bøtten i forhold til at blive mere konkrete og kunne bruge læreplanerne til at kvalificere viden og vidensdele mellem afdelinger og teams i huset. Hvordan er det, vi arbejder med de her mål, siger Dorte Steffensen.

Processen har ført til, at daginstitutionen er blevet skarp på, hvilken dokumentation der sendes opad i systemet f.eks. til politikere og forvaltning, på tværs til kolleger og nedad i systemet til forældre. 

Overdokumentation i forhold til forældre

Dokumentation i forhold til forældre har også fyldt meget.

Undervejs i projektet har forældrene udfyldt spørgeskemaer. De har givet vigtig viden om, hvordan de oplever den dokumentation/information, de modtager fra ledere og medarbejdere. Blandt andet har det vist sig, at det ugentlige digitale forældrenyhedsbrev med fordel kan kortes ned og indeholde færre fagudtryk.

- Forældrene ønsker praktisk viden om, hvad deres børn har lavet i løbet af dagen og knap så meget dokumentation om læringsmål, og hvorfor vi har lavet aktiviteten, siger leder Lone Berg. 

LÆS OGSÅ: Horsens endevender dokumentation: Vi vil kun lave dokumentation, der giver mening

Det har de taget konsekvensen af i vuggestue-afdelingen, hvor Dorte Steffensen arbejder. Her er de begyndt at 'highlighte' dagen ved at hænge billeder og små tekster på en opslagstavle. 

- Børnene inviterer deres forældre hen for at se billederne, og det giver en god snak, siger Dorte Steffensen. 

Ændret praksis for førskole-samtaler

Institutionen har også optimeret på forældresamtaler i førskolegruppen. Før blev der afholdt én samtale af 20 minutters varighed med alle forældre til børn, der stod for at skulle i skole. Ikke fordi disse samtaler var obligatoriske, men fordi der ifølge assisterende leder Henriette Stein Carlsen var opstået "en institutionslogik" om, at det nok var det rigtige at gøre.

- Vi er gået væk fra disse samtaler og afholder nu ét fælles forældremøde på halvanden time. Det frigiver flere timer til pædagogisk arbejde i børnehavegruppen, og forældrene føler sig bedre informeret, fordi der er bedre tid til spørgsmål, siger Henriette Stein Carlsen.

Daginstitution Gedved har også haft kig på diverse skemaer. De har bl.a. afskaffet et samtaleskema, som forældre til førskolebørn skulle udfylde og er desuden begyndt at sammenkoble andre skemaer.

Institutionen brugte tidligere ét skema, når de lavede handleplaner på børn, og et andet skema, når de holdt tværfaglig konference med PPR. Nu bruger man det samme skema, der ydermere er blevet koblet på et nyt it-system. Det gør, at andre aktører f.eks. den lokale skole automatisk kan se oplysningerne, hvis forældrene giver tilladelse.

- Det gør, at der bliver en rød tråd i forhold til overgangen til skolen, og det sparer tid for skolens personale, siger Dorte Steffensen.

For at styrke samarbejde med skolen yderligere, har man indført en såkaldt ’Job Swap’, hvor medarbejdere fra Daginstitution Gedved og børnehaveklasseledere fra Gedved Skole én dag om ugen bytter arbejde. På den måde kan de lære af hinandens praksis. Dette var dog et tiltag, der allerede var sat i gang på ledelsesplan, inden dokumentationsprojektet blev lanceret.

Inddragelse giver engagement

For at inddrage alle medarbejdere i processen, har der hængt plancher i personalestuen, som kolleger kunne kigge på i pauserne. Medarbejderne er også blevet inddraget på personalemøder og på pædagogiske weekender, ligesom nogle er blevet interviewet af projektlederne.

Det er nu op til Horsens Kommune at beslutte, hvordan erfaringerne fra Daginstitution Gedved kan spredes til resten af kommunen, og om andre institutioner skal køre lignende processer.

Det tager tid at dykke ned i dokumentationshavet og skille skatte fra skrot. Det er der enighed om. Men det er også det værd.

- Fra ledelsesmæssig side kan vi se, at det giver engagerede og motiverede medarbejdere - det er noget, de kan forholde sig til i praksis. Hvad er det, vi går og arbejder med? Det giver mening for dem, siger Henriette Stein Carlsen. 

Resultater fra Daginstitution Gedved
  • Bedre videndeling omkring den pædagogiske metode på tværs af stuerne
  • Mere effektiv kommunikation mellem institution og forældre f.eks. kvalificering af skemaer til førskole-samtaler og ny skabelon til nyhedsbrev
  • Lettere overgang mellem daginstitution og skole
  • Større forståelse af kerneopgaven
  • Større ejerskab til egen praksis
Om projekt ”Tillid og dokumentation”

Horsens Kommune har indgået et samarbejde med Fremfærd om dette projekt, der har til formål at afprøve en metode til at udvikle nye dokumentationsløsninger, som evt. kan udrulles på flere arbejdspladser i kommunen.

Målet er at fjerne, forandre og forankre dokumentationsopgaver i Horsens Kommunes institutioner, så der skabes øget kvalitet i opgaveløsningen, effektivitet på arbejdspladsen og trivsel blandt medarbejderne.

Med i projektet er foruden Daginstitution Gedved en hjemmeplejegruppe i Stensballe. På Daginstitution Gedved er der blevet afholdt i alt fem workshops faciliteret af to kommunale projektledere. Projektgruppen har bestået af tre medarbejdere og én assisterende leder. Daglig leder Lone Berg var med ad hoc. 

Temaerne på de fem workshops har været:

  • Definition af god dokumentation og første afsøgning af praksis
  • Udforskning og kortlægning af dokumentation
  • Kvalificering og prioritering af udfordringer
  • Udvikling og udvælgelse af løsningsforslag
  • Evaluering

De kommunale projektledere er blevet undervist af Fremfærd i metoden til at udvikle nye dokumentationsløsninger. De er nu uddannet til at fortsætte arbejdet på andre institutioner og andre velfærdsområder

Fordele og ulemper ved metoden:

  • Fordele: Stort lokalt ejerskab, meget praksisnært, skaber nysgerrighed på egen praksis, tid til refleksion mellem workshops
  • Ulemper: Det kræver mange ressourcer, ikke mindst tidsmæssigt, svært at se, hvordan erfaringer umiddelbart kan spredes til andre institutioner

LÆS OGSÅ: Forenklingens fire F'er: Fra ambition til praksis med tillidsbaseret styring

Hvad betyder dokumentation?

Dokumentation er afledt af latin documentum, der som en af sine betydninger har "bevis". Dokumentation anvendes derfor i betydningen "bevismiddel", fortrinsvis i skriftlig form. 

Fra Wikipedia