Socialforvaltningen i Københavns Kommune har det sidste års tid haft en ny patrulje. Bureaukratipartruljen har til opgave at komme unødigt bureaukrati og ’dårlige vaner’ til livs.

Patruljen består af to medarbejdere fra stabscenteret, der tager ud til afdelinger i kommunen og hjælper dem med at finde ud af, hvordan de kan ændre eller fjerne procedurer og regler, der ikke rigtig gavner. I løbet af projektet har de været i dialog med 17 enheder i Socialforvaltningen, og der blev identificeret 101 bureaukrati-udfordringer.

- Målsætningen med det her er at få så mange problemer eller udfordringer ind, som kan løses. For eksempel kan man i nogle tilfælde sige: ”Skal I overhovedet udfylde det her regneark to gange? Eller skal I ringe til de her, før I kan gå videre med denne her proces?” Så konkret som muligt, siger Sigrid Bjerre Andersen, der er organisationskonsulent i socialforvaltningen. 

Bureaukratipatruljen har en forløber, der hedder MeningsSamlingen, hvor medarbejdere og ledere kunne henvende sig, og så kunne deres henvendelse blive behandlet, hvorefter den kunne sendes videre til direktionen med en anbefaling til at ændre proceduren.

Bureaukratipatruljen har også taget sager op, hvor afdelinger selv har henvendt sig, men den har også selv rettet henvendelse til steder i organisationen, der ikke har været på banen tidligere. 

LÆS OGSÅ: Derfor skal vi afbureaukratisere

Patruljen var en hjælp

Et af de steder, der har fået hjælp fra Bureaukratipatruljen er Center for selvstændig bolig og beskæftigelse (CSBB). De var meget glade for, at der kom en udefra og kiggede på de områder der gav anledning til frustration og hovedrysten.

- Jeg kan godt lide, at det hedder bureaukratipatruljen, for så er der en erkendelse af, at vi i kommunen har bureaukrati, siger Jette Kristoffersen, der er udviklingskonsulent i CSBB. 

I begyndelsen sendte CSBB en liste til Sigrid Bjerre Andersen og hendes kollega over potentielle problemer, og ret hurtigt stod det klart, at der var nogle regnskabsmæssige ting, der trængte til at blive kigget efter. Bureaukratipatruljen satte et møde op med Socialforvaltningens regnskabsafdeling, der kunne hjælpe. Problemet var, at borgernes egne konti skulle registreres på kommunens kontoplaner, og det gav anledning til frustration både fra medarbejdere, borgere og pårørende. 

- Der er et regnskabsprogram, hvor borgernes kontibevægelser blev registreret af vores administrative medarbejdere, der så registrerer det i kommunens kontoplaner. Problemet er, at der aldrig er nogen, der kigger på de her konti, så hvordan bidrager det til borgernes retssikkerhed? Det er ikke et nationalt lovkrav, det er noget Københavns Kommune har besluttet, siger Jette Kristoffersen. 

Den praksis blev lavet om, så nu registreres borgernes egne konti ikke i kommunens kontoplaner. Bureaukratipatruljen var tovholdere under hele forløbet. 

Jette Kristoffersen deltager nu i Projekt beboermidler, hvor gruppen er sammensat tværfagligt i SOF og håber på, at der er andre ting på økonomiområdet, der kan blive lavet om. Formålet med projektet er at gøre vejledningerne mere gennemskuelige og handlingsanvisende, så der er fokus på kvaliteten af håndteringen af borgernes midler. 

Et af de nye fokuspunkter er de mange lag af kontrol, der ikke nødvendigvis giver øget kvalitet eller sikkerhed.

- For eksempel er det sådan, at en medarbejder laver et regnskab for en beboer, så er der en anden, der kontrollerer det, så skal botilbudslederen kontrollere det, og så skal vi fra centeret kontrollere botilbudslederen. Det er godt nok kontrol med kontrol på. Og så er der faktisk også eksternt tilsyn på, siger Jette Kristoffersen.  

LÆS OGSÅ: Er tillid altid godt?

Godt med øjne udefra

Ifølge både Sigrid Bjerre Andersen og Jette Kristoffersen, er den dialog, som Bureaukratipatruljen har med enheden, en meget vigtig ingrediens i et vellykket forløb. 

- Når det foregår skriftligt, er det ikke sikkert, at det svar, der gives, er svaret på problemet. I en dialog med de relevante parter udfoldes kompleksiteten, således at der er øje for helheden. Det er der, hvor der er dilemmaer og gråzoner, vi har brug for hjælp og sammen finder svar på, hvad vi kan gøre i stedet, siger Jette Kristoffersen. 

Sigrid Bjerre Andersen har siddet til flere møder, hvor deltagerne har fundet ud af, at deres problem, var et andet, end de havde regnet med, eller at problemet i virkeligheden lå et andet sted. 

- Vi har fundet ud af, at det virker rigtig godt at tage ud og snakke med medarbejderne, og vi har haft møder med mange, hvor folk er kommet med nogle emner måske, men når vi så har siddet der, så er snakken drejet hen på, hvilken proces der egentlig er problemet, siger Sigrid Bjerre Andersen.

Lige nu er projektet ved at blive evalueret, og så skal der tages stilling til, hvordan afbureaukratiseringen skal fortsættes. 

- Vi skal finde ud af, hvilken rolle fagkontorer og borgercentre skal have i indsatsen fremover. Der har vi lært meget af Bureaukratipatrulje-projektet, og hvor vigtigt det er at have en opsøgende indsats over for medarbejderne. Vi skal se på, om det kan gøres mere kontinuerligt, siger Sigrid Bjerre Andersen.