administration

Sådan har sygedagpengeafdeling gjort spildtiden mindre for borgere og medarbejdere

Sygedagpengeafdelingen i Odense Kommune fik nye arbejdsgange, da medarbejdere og ledere lærte, hvad der er vigtigt for borgerne. Udover tilfredse borgere medførte den nye måde at arbejde på også større trivsel hos medarbejderne. Kom til konferencen ’Mål med mening’ arrangeret af BAR, og få meget mere at vide om projektet.

Af Mette Voss 13/01/2017

Sygedagpengeafdelingen i Odense Kommune arbejdede tidligere ud fra en masse frister og regler, når medarbejderne behandlede sager om udbetaling af sygedagpenge. Men et udviklingsforløb viste, at mange af tingene var unødvendige, så for at undgå spildtid for alle parter, blev procedurerne ændret.

- I stedet for en masse standardiseret kommunikation, som borgere og virksomheder ofte ikke forstår alligevel, så tager vi den direkte samtale med dem, og så kan vi de fleste tilfælde klare det hele på én dag, siger Hanne Sørud, der er koncernchef i Odense Kommunes Beskæftigelses- og Socialforvaltning.

Den 7. marts holder BAR en konference kaldet ’Mål med mening’, hvor Hanne Sørud og Peter Hansen Petersen, der er udviklingskonsulent i Odense Kommune, kommer og fortæller mere om projektet.

Én dag er noget kortere tid end sagsbehandlingen tidligere tog. I afdelingen satte de nemlig gang i et stort projekt, hvor de med den såkaldte Vanguard-metode kom frem til, at mange af de ting, der fyldte i hverdagen, og som ikke var værdiskabende for borgerne, kunne fjernes. Metoden går i korte træk ud på, at man skal forstå, hvordan systemet fungerer på nuværende tidspunkt for at kunne lave det om til noget bedre.

- Metoden tager udgangspunkt i, at al forandring skal være baseret på viden, siger Hanne Sørud.

Derfor satte ledere og medarbejdere sig for at undersøge det nuværende system for at forstå, hvordan de egentlig lever op til det, de er sat i verden for: At udbetale sygedagpenge til borgere og virksomheder.

- Det vigtigste for dem var, at de fik det rigtige beløb udbetalt og også, at det skete hurtigt og nemt. Det er jo ikke ublu krav, men faktisk kundernes formål med vores system, så vi kiggede på, hvor gode vi var til at leve op til det formål. Der måtte vi konstatere, at systemet, altså måden vi arbejdede på, skabte rigtig mange ikke-værdiskabende henvendelser, siger Hanne Sørud.

De ikke-værdiskabende henvendelser gik på ting, som borgere eller virksomheder enten ikke forstod, eller som de skulle have haft at vide tidligere i processen.

- Så hvis man skal være lidt grov, kan man sige, at meget bare var spild. Spild af borgerens tid og spild af vores tid, siger Hanne Sørud.

Tilfredshed fra alle sider

Ifølge Hanne Sørud er der stor tilfredshed hos både borgere og medarbejdere med de nye arbejdsgange.

- Borgernes tilfredshed steg markant, blandt andet fordi ventetiden på at få udbetalt pengene faldt. Og det er sjovt for medarbejderne at arbejde med noget, der giver mening, siger hun.

Den direkte samtale med borgeren var især noget, socialrådgiverne i afdelingen var tilfredse med.

- De sagde: ”Nej, hvor dejligt, det er jo det, jeg er uddannet til.” Så den gammeldags faglighed fik betydning igen, og det gør jo også folk glade, siger Hanne Sørud.

Ledelsesopbakning er vigtig

Et projekt som dette, kræver ifølge Hanne Sørud, at der er stor ledelsesmæssig opbakning, for at det kan lykkes.

- Når det er så vigtigt med ledelsesopbakning, så er det fordi, det er lederen, der har magten til at fjerne nogle af de begrænsninger for ændringer, der kan være inden for systemet. Der kan for eksempel være interne regler, som lederne kan ændre, men almindelige medarbejdere kan ikke, siger hun.

Det tog cirka et år at gennemføre projektet i Odense, og det var ikke en dans på roser hele vejen igennem.

- Jeg vil ikke underkende, at det er hårdt arbejde. Når man fx tager en leder og tre medarbejdere ud for at lave en undersøgelse, betyder det noget for den daglige drift. Vi havde kun råd til at erstatte to af dem med vikarer, så det lægger et stort pres på den daglige drift og dem, der bliver tilbage. Dem skal man også huske at forkæle og rose, de holder jo gang i dagligdagen. Alt fokus skal ikke ligge på dem, der arbejder med det nye spændende, siger Hanne Sørud.

Konferencen 'Mål med mening'

'Mål med mening' foregår den 7. marts hos Finansforbundet, Applebys Plads 5, 1141 København K, og stiller spørgsmålene: Hvad betyder præstationsmål for arbejdsmiljøet? Og hvordan skaber man mål med mening?
Til at svare på dem kommer blandt andre forsker Anders Raastrup Kristensen, arbejdsmiljøchef Uffe Holm og tillidsrepræsentant Klaus Skafte Nielsen fra DSB og Hanne Sørud og Peter Hansen Petersen fra Odense Kommune. 
Der vil også være panel- og deltagerdebat. 

Konferencen er arrangeret af BrancheArbejdsmiljøRådene. 

Læs programmet her.

Tilmeld dig her.